【DAY 10】SharePoint 的应用五花八门，什麽最适合你？(下)

昨天我们说明的 SharePoint 网站基本架构主要重点有：

• 设定架设网站的目的
• 依照目的规划内容(同步思考是否需要多语言内容)
• 设定使用者许可权限
• 网站用字尽量精简，以视觉化方式呈现，让读者以最少时间快速取得所需的内容

其他细节在规划您的 SharePoint 通讯网站，就有更完整说明。

今天将着重在 SharePoint 小组网站的「档案文件库」、「清单」说明，这两项重要的功。

• 文件库：可以协助档案管理，并搭配多样检视方式，让你可以更快速找到所需档案
• 清单：可以做为一个 SharePoint 的小组网站总览，说明并追踪专案，此外也可以插入档案，一页式的汇总小组或专案所需资讯，让资讯更清晰易懂，降低沟通成本。

档案文件库

在 SharePoint 中建立文件库可以帮助你轻松找到档案、共同处理档案，并随时从任何装置存取档案。 此外，文件库可以依照你希望的方式进行检视，可以试图库、精简清单或是详细清单检视，此外，你也可以依照需求，设定属於自己希望的检视模式以有意义的方式呈现，例如以行事历方式检视，可以更清楚了解在哪一天新增什麽档案，更多关於文件库的检视，请参考：建立自订的文件库检视。

在详细清单检视的部分，除了档案可以清单方式表格化呈现，更可以新增栏位，为资料进行说明，让整个文件库更一目了然，例如可以新增「说明」及「备注」，纪录文件或档案资料夹的使用目的以及更新频率等。也提供一个文件库范例如下：

除了以上最基本的清单检视，你也可以自订自己的检视方式，点选右上方「所有文件」>「建立新检视」，即可依需求新增不同检视原则，例如行事历检视

例如：行事历方式检视，可以更清楚了解在哪一天新增什麽档案

清单

清单我们可以想像成这个 SharePoint 小组网站总览，透过建立和共用清单 ，説明您追踪问题、资产、例行活动、连络人、库存等等。 如果你还没想好要如何呈现，SharePoint 也提供不同范本，当然你也可以建立自己的空白清单，更多说明可以参考「建立清单」。

如果你的专案有核准需求，也可以在完成清单建立之後，透过清单上方的「整合」>「电源自动化」>「建立流程」加入 Power Automate 流程，以新增 SharePoint 清单项目作为触发，建立签核流程。

以上的说明可能不够有感，举例来说，如果今天你想建立一个关於公司商品订单的小组网站，

可以透过「清单」建立出货订单管理与追踪
并设定签核流程，当有一笔新订单产生，你就可以新增清单项目，在清单栏位中新增订单编号、日期、商品金额，并新增对应 Power Automate 流程，在完成清单项目新增後，将金额等重要资讯发送审核要求，请主管签核，完成签核後，就可以新增订单纪录
发出的订单当案也可以上传至文件库进行资料汇总

透过以上方式，就可以用更有效率的方式，管理订单。

最後，如果你还想知道更多关於文件清单以及文件库的设定方式及说明，请参考管理大型清单和文件库。

另外，关於档案管理，除了厘清专案目的，以及文件库如何呈现外，另一个我们也很关心的重点是档案的历程管理，而 SharePoint 清单和文件库中的版本，可以「启用和设定清单或文件库的版本设定」让你可以针对每个清单和文件库修改储存的版本数量，以及草稿或次要版本的可见度，并追踪版本历程，相关设定方式可以参考「启用和设定清单或文件库的版本设定」。

关於 SharePoint 的说明就介绍到这里，希望可以帮助你更了解 SharePoint 的用途及便利，提升生产力！

温秘书下班罗~