【DAY 7】看起来亲民却又感觉很遥远的SharePoint 到底在分享什麽？

哈罗大家好 ~ 欢迎跟我一起继续探索 Microsoft 365 的应用，探索提升生产力的各种撇步。

今天提到 SharePoint 其实已经不是新东西，主要用於建立企业搜寻中心网站、企业内部入口网站、档案管理、工作流程管理的工具，只是传统架构中，SharePoint 非常贵松松，在授权购买上，还要仔细斟酌需要的 CAL 数， 在维护上也需要一定人力及时间和硬体资源投入，对於规模不大的公司来说，容易发挥不出 SharePoint 的好，再加上维护需要一定的成本，就容易变成又贵又不好用 的东西了。

为了避免这样的情况，其实我们还是需要回归 IT 管理最初的概念，你想要达到什麽目的、你最初的需求是什麽。

举例来说，如果你的组织人数不多，要做档案管理以及组织入门说明最简当的方式就是建立一个云端共用资料夹目录，以资料夹分类各式档案，并在档案内放入一个 Word 或是 文字档文件，简单说明资料夹目的、档案管理方式等等，其实并不需要太多复杂的工具，甚至透过 Excel 也可以最好专案流程进度追踪，如此，其实你的组织就不需要花心力、时间及资源在开发 SharePoint 的使用上。

把时间，留给真正重要的事。

这是我一直想要强调的，
所有工具，都应该要帮助你做到真正提升生产力，而不是因为这是最新潮流，或是我们使用这样的系统比较酷，反而花太多时间跟资源在你不需要的生产力工具上。

希望在真正进入 SharePoint 前，以上的事情可以先思考清楚，在导入任何生产力工具，包含 Microsoft 365、EPR系统、CRM系统、HR系统等等之前，厘清想要达到的目的是什麽，组织需求是什麽，这是否真的会有帮助，导入之後的维运应该如何规划以及风险是什麽。

如果你想要了解 SharePoint 传统和新式体验，可以参考 Microsoft Docs 的说明。

因为 SharePoint 的功能很多，应用很广，在加上在 Office 365 的架构下，可以更轻松整合各项应用程序之间的协作以及权限的指派，此外还可以在行动装置中浏览，这可能要讲三天三夜都讲不完，所以将着重在 Office 365 的 SharePonit 的快速入门以及几个可以用於提升生产力的小撇步，那我们开始吧！

首先我们可以透过 Microsoft SharePoint 的介绍影片，初步了解在Office 365 的架构下 SharePonit 可以做到什麽。简单可以分成以下的项目：

• 建力组织内部网站，并建立页面、文件库和清单。
• 新增组织内部网页并自订的内容(例如：新增各项重要资讯发布、组织公告、协作流程说明等)。
• 运用工作流程、表单和清单管理您的每日例行工作。
• 在云端中同步并储存档案，让跨空间、跨时间的协作可以更便利。
• 使用行动装置 App 随时掌握资讯、并随时浏览。

明天将会针对上述的项目进行简单的说明，让大家更了解 SharePoint 的应用，相较传统架构，在 Microsoft 365 架构下的 SharePoint 我个人觉得使用上更亲民，只要组织内的方案有包含 SharePoint ，即可自订相关的内容，且还可以跨装置浏览，大大提升便利性，且加上强大的应用程序整合，会节省开发人员很多应用程序间串接的心力与时间，在维运上也会比较方便。

这个时候你也可以思考一个问题，你的组织目前用什麽样的方式进行档案管理，档案分享的习惯、档案备份方案，在日常作业中有没有什麽痛点需要被解决 (例如：找不到档案、浏览不方便等等)，你的组织规模以及协作状况 (例如：是否有很多跨地区的协作以至於无法使用本地 KM 目录进行档案管理，每次档案交换都需要 email 往来，常常不清楚最新版本等等)，这些问题，可以帮助你在设计整个 SharePoint 的架构上更了解如何设计出符合组织需求的架构。

温秘书下班罗~ 我们明天见!