NetSuite Order to Cash flow - Fulfill Sales Order

Recap

前天提到, 建立一顶订单销售的流程大致可以分为

1. Customer enter Sales Order
2. Fulfill Sales Order
3. Invoice Sales Order
4. Account Receivable

今天我们会主要着重在 Invoice Sales Order 的部分.

收据, 发票, 小票 - Invoice

Invoice主要用来记录销售给顾客的纪录, Invoice 通常被用在商品或是服务提供时, 顾客还没有付款的情况. 比方说网路费帐单, 对於种花电信而言, 他提供的网路服务但是顾客在月底收到帐单才给钱.

Invoice 透过新增出售的商品清单来记录销售. 每一个 Invoice 的商品应该与Sales order ㄧ致. Invoice 的总和即为所有商品 Amount的总和.

建立 Invoice

在 Sales Order 上面, 可以看到 Next Billing 的按钮

点选後会进入 Invoice 主档

并且商品列表会自动带入尚未Inovie的商品, 如果一张 Sales Order 开了两张 Invoice, 第二张Invoice 在建立时仅会带如除了不在第一张Invoice内的商品及数量.

确认无误後, 选择 Save, 建立 Invoice.

可以看到, 此时的 Invoce 是处於Open的状态, 表示尚未有任何 Payment, 也就是客人尚未付款的意思.

付款纪录 - Payment

当客户付款时, 记录付款这个後, apply到适当的Invoice or Cash Sale(Cash Sale表示仓库不用出货, 销售成立时, 顾客直接拿走商品, 例如: 便利商店). 当 apply Payment 时, 会减少顾客的应付金额并增加公司收入.
除了透过 Payment 这个方式支付 Invoice, 使用者也可以根据不同的使用情境, 利用顾客的押金(Deposit)或是信用额度(Credit memo)来支付顾客的应付金额.

Payment 的流程大致可以参考下图(From NetSuite help)

如果 Payment applied 到 Invoice後,

• 该笔 Invoice的应付金额 = 所有 Payment 的总和, Invoice 状态为 Paid in full
• 该笔 Invoice的应付金额 > 所有 Payment 的总和, Invoice 状态仍为 Open

建立 Payment

通过点选 Accept Payment

会到 Payment 主档页面

在下方可以看到该使用者所有状态为 Open 的 Invoice, 在我们的范例中, 这个客人只有一个

在同一row 的後方可以看到, 此笔 Payment 会支付该 Invoice 多少金额, 预设是所有金额.

在 Payment method subtab 底下可以依据实际情况选择, 在这边为了方便可以选 Cash

都确认无误後, 按 Save 保存
回到 Invoice, 由於我们刚刚支付全额, 该Invoice已无应付金额, 所以可以看到状态已经变成 Paid in full

GL Impact

在 Invoice 的 GL Impact 我们可以看到, AR 帐户减少, Sales Revenue 帐户增加.

表示公司的销售金额又高了一些.

到目前为止就是整个 Order to Cash 的流程, 之後会开始介绍一些 NetSuite 的报告功能, 来协助公司内进行各项分析及统计使用.