前言

前几天介绍了在沟通当中相当於是「心法」的部分，今天来谈点具体看得到的东西，也作为沟通系列的结尾。

沟通除了面对面谈话以外，在现代工作模式改变与通讯软件的成熟下，使用各种工具来主导或辅助也占了很大的比重，那麽，在团队沟通过程当中会有哪些软件工具参与进来呢？又该如何挑选呢？

即时通讯软件

现今工作免不了使用各式的即时通讯(Instant messaging)软件，搜集我周围的亲朋好友，被拿来在工作上、团队内的应用包含以下，我先做初步分类。

文字影音类型，这类型的软件广泛应用在生活、工作与娱乐当中，提供使用者以文字、图片(或贴图)、语音与视讯方式进行联系。包含 Discord、LINE、Messanger、Skype、Telegram、WeChat、WhatsApp (按字母排序)。

协作型，这类型也具备文字与音讯/视讯沟通的能力，但特别在团队协作上进行了强化，为生力进行考量，多半体现在丰富的第三方应用整合。包含 Slack 与 Teams，这两款都拥有强大的生产力支援，值得团队体验。

会议型，这类型的软件强项是拿来进行线上会议 (或简报)，为会议进行提供了实用功能，例如录影、雷射笔、举手与分组讨论等功能。包含 Google Meet 与 Zoom。

若有没被列出但相当实用的工具欢迎读者提供。

在这些已列出的工具软件可以看出，除了会议型有很强烈目的性之外，其他的工具软件皆有供团队长期使用以保持日常联系的基础，相信这些应用服务也都出现在你我的日常当中。

但认真以团队协作来思考的话，就得再斟酌一些，在此以一个 Scrum Team 的日常为出发点，我认为一款高效、适合团队沟通的软件工具，需要尽可能满足以下特性：

1. 专注力确保
   • 灵活的通知管理，能够方便针对个人或群组，立即性或时间区段性的开启与关闭通知，以避免打扰或漏接资讯。
   • 有紧急铃机制。
2. 清楚的互动表达
   • 文字讯息可进行格式化，例如支援 Markdown 格式。
   • 能够针对讯息进行心情回馈，例如附加 emoji 在特定讯息上。
   • 能够自由开立群组，与特定人员进行小组沟通。
   • 具有良好的回应机制，避免人多字杂，看不出回应的对象。
   • 具有全群组标记(tag) 与个人标记功能。
3. 资料的可取得性
   • 能够搜寻对话记录与附件，且范围可以跨越个人与群组。
   • 能够针对重点资讯进行保存、收藏、标记为重要等，供事後快速查找。
   • 能够永久保存对话记录与附件，除非当事人删除它。
   • 能够在各种介面上使用，如 Mobile App 与 Web，以便随时取得资讯，方便定点辨公或外出使用。
4. 生产力考量
   • 能够排程发送讯息。
   • 自动化功能，例如依条件触发回应、定期/到期前提醒。
   • 整合第三方工具的可能。

另外，若对这类软件的排行统计资讯有兴趣的读者，可以参考：

• SimilarWeb 统计台湾 App Store / Google Play 沟通软件排行
• Most popular global mobile messenger apps as of July 2021

使用独立通讯软件

如果可能，建议团队要有独立的通讯软件，让团队有个明确、与日常生活分离的平台来承载工作上的资讯，一来保持工作上的专注，二来避免影响生活，三来避免重要资讯到处流动。

当远距工作加入战局

近几年因为疫情与通讯科技的成熟，远距工作的机会日渐增加，实行远距工作会有不少挑战，详细分析预计在後续文章分享，现在先以「沟通」层面做点说明。

远距工作最容易想到的冲击，就是人不在面前了。Alistair Cockburn (2002) 提出不同沟通模式(Modes) 与效能 (Effectiveness) 之间的关系 (来源)，按照效能由大到小排序如下：

• 面对面交谈，并配合白板
• 面对面交谈
• 视讯交谈
• 电话交谈
• 录影带
• 电子邮件
• 录音带
• 纸 / 文件 (原文: Paper)

再把时间往回推，Daft & Lengel (1983) 对於媒体丰富性的排序 (来源) 为：面对面 → 电话 → 个人的文书(如信件、备忘录) → 正式的(Formal)文书(如公告、文件) → 正式的数字 (如电脑输出)。

当然这些理论有些年纪，当前通讯软件高度发展下，这些排序可能会有变化。回到现在，就算抛开理论，我们应该同意面对面是最能够充分表达与接收资讯的沟通模式，但在远距的情况下，它该如何应对呢？

看得到脸先赢一半！所以打开视讯的线上会议是基本功，这不难做到，为了化解尴尬，主流线上会议软件也都有提供虚拟化背景的功能。再来就是白板了，最近常被应用的 miro 是个线上虚拟白板服务；而以有趣与模拟临场感而闻名的 Gather 也提供了另一种选择，它整合了 Ereaser 白板服务，一样可以实现有白板、有视讯。

miro

miro 提供了无限大的白板空间，供参与者即时编写。内建几合图形与线条，你可以自由拖拉，并在物件之间拉取连线。miro 也提供了多种模板，让你快速起步。配合丰富的第三方服务整合，例如可以嵌入 Google 文件、试算表、简报，并可以直接在 miro 当中读取；发送通知至 Slack；甚至在敏捷工作流程上也有所支援，例如 Planning Poker，以及常见用来作为虚拟看板的 Asana、Jira 与 Trello 都有一定程度的整合。

Grather

Gather 在线上虚拟了辨公室，设计上颇有巧思，例如：人与人距离变化将影响声音、具有会发出声音的物件(如水池)、允许团队成员自由建设等，处处努力营造团队「在一起」的感觉，而内建的 Eraser 白板服务相较 miro 则简单许多，但仍不失为一种选择。

当然将它应用在沟通也是不错的，具备基本的文字沟通功能，并可进行视讯、音讯对话。然而要完全发挥它的价值，必须让团队长时间在线，才能实现「走到座位旁搭话」与「在茶水间偶遇」的情景 (虽然这两者的重要性可能被过度跨大了)，从这个角度来看，它算不上轻巧。

另外，於 10/23 即将到来的 MOPCON 2021 也使用 Grather 作为摊位与大地游戏的应用，早些时间於 9/4 举行的 SITCON 2021 应用了 Grather 搭建虚拟会场。期待未来看到更多有趣的应用，为远距扩展更多的可能。

各种媒体

现代的沟通不仅仅是简短文字、语音，更多时候会需要图片、影片、文件等交流，对於软件开发团队而言，程序码本身也是沟通中时常出现的重点对象。

如果您的安全政策允许，将所有文件改至线上服务是个不错的选择，例如 Google Docs 与 Microsoft Office 365。这些线上工具时至今日已提供强大的编辑功能，并有良好的分享与协作性，会让你的资料传递过程大为简化，也减少了各种版本变更问题。

而程序码部分，则可以直接在 Github 与 Gitlab 进行文字性的沟通，或利用其提供的程序码行数标示功能将程序码转分享至其他通讯工具上。

後记

沟通篇章告一段落，拥有良好沟通能力的团队才能彰显敏捷。邀请读者反思，现在团队在沟通上还有什麽改进空间？