#odoo #开源系统 #数位赋能 #E化自主

前言

昨天我们利用个案协助大家认识对於一个正在成长中的公司，以及当面对目前不断变动的经营环境时，企业数位治理的重要性与急迫性。当企业拥有更强壮的数位经营体质，就更能随时弹性因应并且适应新环境。

我们今天继续透过个案来进入企业数位治理的第二个重要议题：企业核心经营流程之数位整合。

个案情境

要讨论这个议题前我们先透过个案会比较容易入境。此个案为专案软件业，主要经营的项目是依客户需求完成其指定之软件开发。主要之销售模式有专案报价之模式、工时报价模式以及混合模式。客户之初步需求透过企业官网递送，由销售单位了解其需求後提供适当的专案报价单，再转入专案系统由专案团队接手服务，并依所签订之专案报价内容向客户进行交付项目之确认与开发款项管理作业。

个案企业数位治理运作

在此个案，企业在流程上的主要需求如下：

1. 销售报价
2. 应收付管理
3. 专案管理
4. 客户关系管理
5. 24小时营运机制

以上需求，透过odoo系统来进行整合性的建构如下图：

而此个案目前稀松平常之日常作业流程如下：

1. 客户可透过24Hour服务之网站送出需求，系统建立CRM系统之线索/潜在商机
2. 业务单位针对线索/潜在商机进行商机转换，进入CRM系统进行销售前SOP流程
3. 业务单位依客户需求完成报价单，寄送给客户进行报价单内容确认
4. 客户确认报价後转为销售订单，系统依订单内容产生对应专案或专案任务
5. 专案团队接手处理专案，相关专案之达成状况或执行工时依需求自动回传销售订单
6. 由对应人员进行销售订单之请款作业，转入会计系统进行应收帐款立帐作业
7. 由会计人员确认立帐内容，并依客户付款进度管理/更新付款状况

如果只看该公司目前的运作，可能会觉得很顺畅阿，不是就该如此运作吗? 但如果比对个案公司以前的情况，你可能才能感受到差异：

原流程需求对应之工具or流程

1. 销售报价 ⇒ 透过公司自行开发之报价单系统
2. 应收付管理 ⇒ 透过会计套装软件
3. 专案管理 ⇒ 透过单机版专案管理软件
4. 客户关系管理 ⇒ 无工具，透过业务单位SOP流程
5. 24小时营运机制 ⇒ 无工具，主要透过人工接听电话

个案过去的企业经营日常

1. 当客户透过电话联络送出需求，业务单位必须经常放下手边工作解决潜在客户谘询，但不一定能产生订单。
2. 无采用CRM系统，业务单位必须人手一本笔记本纪录客户需求，造成报价延滞且无法分工。
3. 业务主管无系统进行个专案状况之掌控，业务单位需花相当多时间进行内部会议。
4. 专案单位与业务单位间常因沟通不良造成客户怨言。
5. 会计单位无法透过适当管道得知目前应可收款之款项，造成现金流入延滞。

结论

在过去，当企业高阶主管在规划企业各部门的职掌工作时，我们经常会从：「我们该要用什麽工作来填满员工的工作时间?」的角度来思考事情，却发现员工疲於奔命的同时心里倒是乐得轻松：「反正你叫我做甚麽我就做什麽阿」，在目前职场现况中有这种停止思考如何优化工作流程心态的员工比率却越来越高，让企业的内部氛围与文化一直往「穷忙」方向恶性循环。

这个个案的最大看点，不是他使用了odoo，而是在於高阶管理人员意识到了以上问题，在各种找寻下遇到了odoo这个整合性的应用软件工具。透过外部与内部的努力与合作，让企业的氛围朝向「如何透过数位工具聪明工作」迈进，提升工作效率，增加企业营收与改善现金流，减少员工加班时数(以及加班费用)，并在最後获得员工、企业以及高阶主管三赢的结果。

回到企业数位治理的议题，企业经营的一个重点在於「如何建构内部流程并提供市场所需服务」，但企业内部流程该如何建构还在於企业经营者之想像力，数位软件的功能只是辅助企业经营者把他的想像落於现实。过去我们虽也知道这个道理，却经常被「成本」一词打倒，在开源odoo的体系下，我们可以再次把梦想拿出来，并且让「美梦成真」。

Day29第二篇预告：【Day29 #2】企业数位治理议题3：核心化之E化系统架构