时间管理

你的时间不是你的时间

当年当上管理者几个月之後，突然感觉到一阵茫然。我会发现都过了一个季了，为什麽我设定的目标都没有完成，但每天却累得跟狗一样呢？

然後我就发现，是因为我的时间（与精力）分出去了。我的 email 邮箱与行事历，变成了自动提款机。我的团队、别的部分的经理、外部合作夥伴，只有发一个 email 或是行事历邀请，我的时间就被提走了。

我们都有一个刻板印象，就是主管每天都是拼命的在开会。我一开始不太理解为什麽，後来发现，当一个管理者，当然你要花大量时间在团队身上，也需要开始做各种绩效评核、年度/季度计画、招募等事情。但有另一使用场景是当初我没想到的，就是你变成一个沟通管道。当客户、合作夥伴、其他部门需要了解与启动你管理的资源时，就会需要跟你讨论。

过了十多年之後，我慢慢发现，一个能真正发挥价值管理者与一个平庸的 "middle manager“ 最大的差别，就是她是否有刻意管理她的时间。

Know Thy Time

在这里，我觉得最好的参考，就是管理大师 Peter Drucker 在《The Effective Executive》中第二章：Know Thy Time（了解你如何使用时间）。要好好管理你的时间，他建议可分成

1. 纪录时间的使用
2. 管理时间
3. 整合时间，减低让自己的时间太破碎

因为今天我要限制我在这篇文章的时间（我也很可以去管理自己的时间?），所以在这里我就不重覆他所说的内容了。我非常推荐想当管理者的人去阅读这本书。现在，我建议你先从记录时间开始。我推荐几个小技巧：

• 用如 Increaser.org、Timing App 纪录时间工具，加上你常用的行事历，先了解自己的时间，到底是花在哪里
• 参考《Deep Work 深度工作力》中推荐的，设定 email 的 auto-reply、用行事历 block 来保护你的时间，不会随意被其他人取得
• 找一位夥伴建立一个定期回顾时间使用的习惯

花时间跟花钱一样，当你看到你实际花在哪里後，你才会有感觉，才会真正想去管理它。

协助团队管理时间

除了管理自己的时间之外，如何协助团队管理他们的时间，也会是你重要任务之一。我可以分享一下 ALPHA Camp 的做法：

• 我们会请同仁把她一天计画要完成的事情以及预估需要花的时间，放在行事历上，然後每天去回顾一下，看看自己对时间的判断，是否正确。这样就可以慢慢训练团队的规划能力。
• 把工作计画放在行事历上的另一个好处，就是可以让其他团队能了解各人的工作任务，以及大家当下的状态。「现在我可以去询问她事情吗？」、「她什麽时候会回到电脑旁回覆我？」。这样团队工作就更有默契，尤其是对於大部分时间在远端工作的团队。
• 当指派任务给相对新的员工，或是要执行的任务大家都没有什麽经验的新任务，该限制时间投入开始。「你先花不超过 4 小时的时间，去执行 OOO 然後明天再跟我报告，这四小时你完成了什麽。」这样，就不会担心团队投入太多的时间

虽然已经是老调重弹了，但我还是要说一次：对企业与个人来说，「时间」是最宝贵的资源。钱我们可以赚/募、人可以找、技术我们可以买/打造。但时间是不能被创造。更惨的是，很多时候我们以为可以用人力来补救，但往往会带来反效果。

在一个已经延迟的的专案增加人力，只会让它更迟。
Adding manpower to a late software project makes it later
— Brook's Law

所以希望你能从今天开始，好好管理你的时间。