[Day17] 系统保护策略

在某个我辅导过的团队,我曾观察到一个现象: RD 在评估工作时数,总是会估出不合理的长时间。是 RD 在打混吗?还是能力不足?通常有这样的现象,都是开发系统有内部张力,造成 RD 用预留大量的缓冲时间来纾缓。透过访谈才知道,开发团队总是预期每个 Sprint 当中会有插件,而 PM 与客户也总是不让团队失望。

脑力密集工作者最痛恨的事情没有之一,就是工作节奏被破坏。相关的负面影响的研究已经很多,但实务上却不可能完全的避免。我相信利害关系人也都明白这些事件对团队的不良影响,但因为公司的固有结构使然,总是会很自然的选择了会干扰开发流程的方式来解决问题。公司指着员工带来营收,员工指着公司按时发薪水,在这样的依存关系下,负面情绪与消极心态,无法带来双赢,但我们总是可以透过系统化的方式来减轻各方的张力。本篇文章,我们来谈谈实务上的系统保护策略。

铁穹防御

前阵子的以巴冲突中,以色列的铁穹防御系统让人大开眼界。在开发现场,我认为团队的保护系统,可以由主管与 PM 可以合作组成。不要误会我要击落任何临时性的需求,这只是把压力过度的累积在需求端。对开发团队系统来说,系统边界很容易辨识,凡是不属於 Scrum 团队成员,皆属边界外,讯息都不应直接进入系统。主管/Scrum Master 与 PO/PM 是对外的沟通「界面」,任何「流程内」(如前面文章介绍的规画系统)与「流程外」(俗称陨石)的需求,都该透过这两个角色进入系统。

此时面对外部的纷乱需求,开发团队先受到了保护,此时张力移转到了主管与 PM 身上 (这里我们谈的是保护团队,但主管与 PM 如何自处,如何建立新的工作结构,之後再来聊)。团队在防御系统内部,就会逐渐型成良好的工作文化与自组织。

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插件处理

Scrum 不能插件是个迷思,如果插件处理是不得不面对的事实,不如就想办法让它优雅一些。我们把插件先分成两大类:Refined 以及 Non-Refined。对於已经 Refined 的需求插件,由於已经评估过点数,处理上相对单纯,抽换 Task。在工作负担不变的情况下,让开发团队调整计画,调整计画带来的时间成本,也一并计入工作时间。最後要让插件来源,不管是客户、老板,都了解到被交换掉的价值是什麽,影响原订交付项目是什麽。

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而对於 Non-Refined 的 Task,那就必须走一遍 Refinement 流程。如下图,Refined 後的任务点数也是 5 点,但 Refinement 本身也需要花时间,所以影响范围就会更大。

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总之,让利害关系人了解插件的「量化」影响,会比「质化」的去说服他们团队士气、效率会受影响,更有感。潜移默化下,插件的次数也会慢慢变少。

即时的反馈与感谢

之前提过,Retro 是整个开发系统中最有价值的会议。很多论述都提到过,教育体制把我们训练成倾向顺应,而不是创新。在 Retro 中针对团队的付出与进步,要能即时的反馈,勿以善小而吝惜赞美。一场踊跃发言的会议是非常难能可贵的,这是累积多久的互信才能有的成果。为了让动能持续,就必须尊重会议的决策,有意识的去推动与追踨成效。


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