外贸卖家商务信函写作的特点需要有什么？

外贸商务函的书写特点有什么呢？

*礼貌。

这里所说的礼貌，并非只是使用诸如your kind inquiry, your esteemed order等等的礼貌用语。更是要体现一种为别人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。假如本着这种态度去和别人沟通，那么即使你这次拒绝对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响以后合作的机会。

尤其要注意，在双方意见不一致的情况下，首先要理解和尊重对方的意见。当别人的建议不合理，或对你的指责不公正时，请表现出你的高调，你可以言之凿凿，表达你的观点，但是要注意注意礼节礼貌，避免使用无礼的语言。

也要提醒一下，中国人有一句话叫“过犹不及”。凡事，一旦过头，效果反而不好。彬彬有礼，也许会变成恭维，真诚过了头，也会变得天真幼稚。因此，最关键的是把握好“度”，才能达到预期的效果。

*简洁。

正如前面所说，用简练的语言书写信件，使你的书信看起来简明扼要，清晰易懂。使用普通词汇，避免生僻或拼写复杂的单词。一词能表达，而不能使用词汇。使用多个短句，因为短句容易理解。更少地使用“和”、“but”、“however”、“consequently”等连词来使句子冗长。不要在同一信件中使用多于一个意思相同的词。

*精确。

关于数据或特定信息，如时间、地点、价格、货物编号等，尽可能做到精确。这将使交流的内容更加清晰，更有助于加快交易的过程。

*目标明确。

请在邮件中注明对方公司的名称，或直接在信头称呼收件人的姓名。这将使另一个人知道该邮件是专门发给他的，而不是那些群发的，因此表明了它的重要性。当然，如果你不能确定收信人的姓名，可以在称呼栏中加上"Dear Sirs"或"Dear Sir or Madam"。

*言简意赅。

请在邮件中注明对方公司的名称，或在信头直呼收件人姓名。这将使另一个人知道该邮件是专门发给他的，而不是那些群发的，因此表明了它的重要性。当然，如果你不能确定收信人的姓名，可以在称呼栏中加上"DearSirs"或"DearSirorMadam"。

*迅速回应。

要及时回复买家，一定要及时。由于采购商通常只看到最早的几次回复，从中选择合适的供应商。假如你的回复不够及时，你会因没有抓住机会而失去商业机会。