【DAY 11】SharePoint 後记- 为什麽要选择 SharePoint?

哈罗大家好~ 关於 SharePoint 的应用，到昨天告一段落，回顾一下你可能会觉得，文件库、清单以及设定自动流程，这些传统 ERP 都可以做到，为什麽还需要使用 SharePoint 呢？

我想表达一件事，用什麽工具来管理团队工作，都是一种「选择」，

而这个「选择」，最重要的是能帮你达到你的目的。

就如同我们也可以用最原本的纸本来做资料管理以及归档，制作纸本文件目录，手工纪录，将纸本资料一张一张收进档案夹，在放到档案柜中归档，之後上锁。需要查找文件的时候在到对应的档案柜中取出，这都是没问题的，不过，在网路时代，你可能会希望有更有效率的方法，加上办公型态转变，SharePoint 的优势在於透过 Microsoft 365 的云端串联优势以及 Office 应用程序间的协作，

• 透过 SharePoint 文件库整理功能，视觉化检视档案加上寻功能能降低查找档案的门槛及时间；
• 透过 SharePoint 清单一览协作进度；
• 透过与 Teams 的串联加深小组协作沟通；
• 透过 Power Automate 建立专属自动化流程；
• 再加上 App应用程序让你可以随时在电脑以及行动装置间浏览。

相较传统纸本档案管理、ERP 系统流程，有更多的弹性。

当然这样的弹性，我们也要思考是否符合组织需求，打个比方，你的组织对於资料及资讯浏览方式有严格的控管，不愿意将资料放置在微软云端空间，那 Microsoft 365这个方案可能就不适合你的组织；或者，你的组织还没有能力维护不同专案的 SharePoint 网站资讯或是开发相关的应用，那麽你的组织可能也不适合即刻导入相关应用。

所有的工具，纸本、本地服务器、云端服务器，都是一种资料及档案的管理工具，每种工具都有优点以及缺点，例如：本地服务器可能在防火墙功能考量不够全面，容易被入侵导致资料流失；云端服务器也可能因供应商问题导致系统当机或暂时无法使用；纸本资料也可能因为保存状况或火灾导致资料流失。

厘清需求、考量全面、设定底线，才能找到最适合你的工具，并完全发挥工具的优势，才能精准提升生产力。（毕竟，如果选用云端工具，却疯锁的云端硬碟的档案储存功能，就有一种自废武功的感觉OAO…..)

欢迎大家一起来讨论～

温秘书下班罗～