NetSuite Order to Cash flow - Fulfill Sales Order

Recap

昨天提到, 建立一顶订单销售的流程大致可以分为

1. Customer enter Sales Order
2. Fulfill Sales Order
3. Invoice Sales Order
4. Account Receivable

今天我们会主要着重在 Fulfill Sales Order 的部分.

出货单 - Item Fulfillment

满足一笔订单的方式, 就是透过出货这个动作, 将商品寄送给收货方. 这样在NetSuite称为Fulfilled.
Fulfilled 这个动作包含:

1. Pick(捡货) - 将货物从库存中拉出.
2. Pack(包装) - 将货物打包.
3. Ship(寄出) - 将货物透过承运商(Shipping carrier)寄出
   Pick - Pack - Ship, 就是最简单的出货流程. 这其中还会牵涉到很多关於仓储的操作, 例如: 要从哪一个货架检货, 需要多大的箱子包装, 要如何选择适合的承运商, 承运商有没有体积/重量/尺寸的限制, 诸如此类.
   更详细复杂的设定及操作, 通常会透过 Warehouse Management System, WMS 来管理. NetSuite 也有 WMS feature 可以使用, 但碍於篇幅不在这次的铁人赛里面讨论.

创建出货单

回顾 Sales Order

这是我们刚刚创建的 Sales Order, 预设情况下, NetSuite 是不允许负库存出货的, 所谓的负库存表示在NetSuite 里面没有任何 Inventory 的情况下, 是无法建立出货单的.

我们可以注意Item list里面有一个 BackOrdered column.

这边的数字就表示, 客户订购数量 > NetSuite内库存的数量, NetSuite目前还不足 1 个测试商品能够出货.

所以要能够让NetSUite 顺利出货, 我们需要先让NetSuite里面 测试商品-Germany 有库存才行.

为什麽会没有库存.

没有库存的原因很多, 最常见的就是:

1. 就是真的没有, 还没来得及采购, 或是还在制造等...
2. 使用者刚导入NetSuite, 还在清理历史资料, 实体仓库有库存, 但NetSuite库存没有正确显示
3. 库存遗失/误差/破损/etc..

根据不同的情境, 会有不同的方式来增价库存, 比方说

1. 建立采购单
2. 透过CSV Import等方式导入历史资料
3. 直接改库存数量

在这次的范例中, 我们会直接修改库存的数量, 此方式较为直接, 但在实务操作上此方式较为少用, 因为会直接影响库存数量与日记帐.

直接修改库存数量 - Inventory Adjustment

选择 Transactions -> Inventory -> Adjust Inventory

Inventory Adjustment 主档如下

输入以下资讯

1. Posting period - 簿记期间
2. Subsidiary - 要调整的 Item 位在 Germany
3. Adjustment Account - 因为调整 Item 的数量会影响到库存, 也就会影响会计帐, 需要指定此笔调整要入哪一个会计科目
4. 输入要调整的 Item - 测试商品
5. Adjust Qty By - 调整的数量

储存後, 回去 Sales Order 重新整理後, 可以看到 backordered 数量变为 0, 而 commit 数量变为 1.
对NetSuite而言, 可用的库存 = on hand(100) - commited(1), 所以我们的测试商品目前在NetSuite 仅存 99个.

建立出货单

在Item足够的情况下, 可以看到在Sales Order主档上方可以看到一个 Fulfill 的按钮

点选 Fulfill 按钮之後会带到 Item Fulfillment 主档, 并且将商品及必要资讯带入

在 Status 的部分, 可以依照公司的实际情况选择 (Pick/Pack/Ship)

确认无误後, 点选 Save 後, 回到 Sales Order 主档, 可以看到 Sales Order 的状态变成 Pending Billing.

并且在商品列表会出现测试商品已经被 Picked & Packed & Fulfilled

对日记帐的影响? General Ledger Impact?

回到 Item Fulfillment, 滑鼠移到 Actions -> GL Impact

可以看到 出现两笔资料

并且 Posting = yes, 因为当商品出货後, 公司的 资产(asset) 减少, 应收帐款 (AR) 变多.
与 Sales Order 不同的是, Sales Order 仅为建立订单, 并没有出货/收款的事实发生, 所以即便有 GL Impact 的资料, 但是 Posting = No, 因为并没有会影响会计帐的事实.

明天会稍微提一下, 如何在 NetSuite 开发票, 并且看一下发票对於 GL Impact 的 影响.