【DAY 26】软件拖垮效率？你有想过你需要打开多少应用程序才能完成工作吗？

哈罗大家好～～

昨天的 Microsoft 365介绍方案告一段落，不知道大家对於Microsoft 365有什麽想法呢？今天想跟大家聊聊一站式软件服务的好处，不知道你有没有思考过一件事，从一开始打开电脑工作开始，你一天需要打开多少系统呢？

举例来说，一位业务助理，他的一天可能是…(可略过以下情境直接进入正题)

• 打开出勤系统打卡
• 打开 email确认今天的行程，并同步检视同组同事是否有人请假
• 如果要安排某位业务的差旅，要到出勤确认业务的时间
• 打开差旅系统预先送出差旅安排申请
• 为了进行差旅报支，email请业务提供上次出差单并列印出来，接着拿着业务上次出差的发票，打开报帐系统开始报帐，完成後再列印出来贴上单据送到财务部
• 为了Follow up 客户订单资讯，打开 CRM 更新资料，回到订单系统跑订单，也可能需要更新小组内的订单控管 excel，接着在透过签核系统送订单给主管签核，拿到核准的订单在透过电子邮件寄出给客户
• 助理还要帮忙制作年节贺卡，使用 word 拟好草稿後给主管审核
• 这个时候 HR 来催促助理到学习系统完成新人线上训练
• 助理发现，为了追踪订单如期出货，他需要进入专案管理系统，但是他没有权限，於是填写了权限申请单
• 助理又发现，有一分货品需要寄送，於是他打开出货系统开始填写出货申请
• 助理还有一项重要的工作，他需要帮主管分析每周、每月、每季的的业绩情况，他需要进入订单系统把过去资料下载下来，用excel 再次整理，才能进行分析，制作成主管想要的报表及分析图，并整理成 PPT

…

到这边你有算过这位助理在多少系统间打转吗？

也许不是所有组织的系统或作业流程都这麽复杂，不过根据哈佛商业评论的文章，有一项针对五百多名内部的销售专业人士的调查，发现他们必须同时打开多达八个萤幕或视窗，才能有效进行工作。此外，使用不方便的软件工作，甚至被认为比夫妻吵架、排队、打扫浴室还烦人。

而大多数中小型企业使用老旧的软件来营运。它们的系统不再适用於 Whork any where 的工作环境。

也因为系统比较老旧，无法好好整合，导致员工必须额外加工，还要花很长的时间，这也拖慢工作效率与进度，光是在不同系统间切换，就让人心力憔悴，万一有新员工，往往也要花很多时间熟悉系统。

数位化转型，不是只要采购下一个新奇的软件产品就可以做到

我们需要从组织需求出发，全面考量组织流程以及各项软件系统整合，并进行深入且全面的计画。

文章中也提到，正如Zoho产品宣扬人员拉朱．维吉斯纳（Raju Vegesna）说的：「企业已经厌倦将各种应用程序（app）拼凑在一起，希望它们可以一起运作。」这就是软件平台变得如此重要的原因。

我们需要留心的，很多软件与流程设计，不应该只考量开发者或维护人员的便利，而是真正从需求出发，尽量整合不同软件间资讯与简化流程，提升使用体验，才能让组织效率提升。

而 Microsoft 365 有微软自家强大系统与服务支援，除了不同方案的选择外，微软也有 Dynamics 365智慧商务应用程序、Azure 实践云端机，透过微软生态系的应用，进一步整合系统，让你实现完整的数位化转型，无痛上云 。

举例来说，你可以透过一个 Microsoft 365 的帐号使用电子邮件，利用 Form 收集意见或制作回报表单，透过 SharePoint 进行档案管理或制作入口网站，Planner 进行传案管理，Teams 除了联络小组，还可以设计成各专案小组的资讯汇集入口，节省资讯找碴的应用程序切换，Power Automate 帮你自动化流程，减少 Daily Business 的作业时间等等，透过 Microsoft 365 其实就可以节省很多资讯整合事情，当然 Dynamics 365 智慧商务应用程序可以做的事情就更广。

明天我们就来简单说明 Dynamics 365 ~

温秘书下班罗~