电子工作日志纪录的重要性

上一篇讲到离职时整理档案的重要，相对的每个人的工作日志或工作排程，也是个人的保命符，一定要写得清楚明白，当你被主管「灰」或「钉」时，或者被人「阴」时，拿得出纪录可以佐证，不要平时赶着下班胡乱的纪录，上面的管理阶层都看得清清楚楚，管理阶层不一定要看你平时工作的表现，他们只要凭逐日的纪录就可以帮你打考绩，所以最好是逐条列举，一来可以掌握工作进度，二来可以看出一个人的个性。

很多人会准备彩色贴签，用在纸本文件注记贴页，但同步也要记得在电子日志纪录时间、页数、文件种类、今日进度、明天进度以及遇到的困难等，当然，看公司怎麽设计这套系统，如果有像铁人赛那种逐日进度统计，那就不记得也很难。当然你要怎麽执行你的进度快慢，取决於个人的习惯，要提早交、要压线交，但就是尽量不要迟交，否则就要解释为什麽拖到进度，还需要面对一些压力，先期的时间配置评估，中间会遇到什麽杂事（这是最常见，不可能只做一件事），要排除哪些事情（安排庶务或出差的职务代理人）、需要调动人力支援（做不完就请求，不要硬撑）等想法，就需要去学习怎麽调配，也要记得请别人支援後一定「有借有还」。

接着要讲的，就是公司的人力管控，要求每个人都要「千手观音」、「影分身」、「倍增之术」，依个人的资质，有人真的是有「时空之术」，可以一次处理数件事情而不失误，毕竟这是少数，当然老鸟做久驾轻就熟不算在内，因为那个是後天机器人的训练而成，不是先天就反应灵敏。有时候做了很多杂事，但在线上电子工作日志只能简略纪录，有些还不在支薪范围，自己要记在自己的记事簿内，对！就是那种有皮夹那种，其次的选择才在手机或ＰＡＤ中，为什麽？因为你一翻开就可以立即做证明，但你的手机等３Ｃ有可能会没电，而手写也会帮助你的记忆，这是一个优点。

另一个就是电子邮件，通常会要求寄副本或转寄（简称ＣＣ），这个训练其实还不错，也可以保护你，因为你要寄出前，也要给主管看过正确无误後，才能寄出，一寄出也会寄到所有管理高层的主管，其中电子公文的程序是最慎重，有时还会再加个秘书单位核对，没办法，公文这应用文就是严谨，前面篇也有讲过。再来就是和客户接触的信件，要写得很客套，这也要练习。但不管如何，要写信前，自己在文书软件上先誊稿，也最好「肉搜」一下对方客户的资讯，或者去问有接触过的同事，重要是这些「草稿」，请按照修改的次数分版本资料夹，例如「日期－时间－事件－草稿版本编号」，不要全部丢在同一个资料夹，或者盖掉前一版，我们不晓得上面哪条神经转不紧，又要你前一个版本。

大致上自我保护机制，最强应该是秘书单位，很多范本也是从那边生出来的，如果公司能在员工训练课程规划时，最好能多加入档案管理或工作日志的教学，请秘书单位开课，才能让员工知道纪录的好处。