Check-in

Check-in让成员有不同面向了解彼此的机会

文化的塑造与累积是每一天都在进行的，在我们公司有个特殊的文化促成团队的持续对话：Check-in & Check-out。在一场会议(通常是1个小时以上)之中，通常我们不会急着进入会议主题，我们会先有一个check-in的环节，每一位成员都会拿着话题check-in，这个话题一般不会限制主题，可以和工作有关，也可以和自己的生活有关，是最近的工作成就感、一则新闻、一部电影、一本读物，每个人约有1分钟的时间可以表达，大家也可以循着彼此的议题快速交流，透过这样的环节，成员之间可以有比平常更多的面向可以了解彼此。在我们远距工作的时候，Check-in也是每天早上会有的环节，只是从口述变成文字。另外，当会议时间到，还需要等待人员到齐的时候，Check-in也是一个很方便让我们不会空等的工具。不过，说实话，要host或促成这件事情是有一点别扭的，一来，若是采开放式主题，大家容易想不到主题，反而导致气氛很乾，有时也会内容过於个人相关或是太冷门，也会不知道如何反应；二来，若是采主题式，频率太高的情况下，我很容易就江郎才尽，反而花了过多的心思在想主题，也不容易让团队发生共鸣。我还没有找到一个很好的实作方式，目前观察到：重点会议、会议频率不高、跟工作相关的Check-in会是一个比较好的切入点。这里也有个我部门主管的经验，我们部门的成员偏向比较被动发言的团队，我的部门主管也观察到，在难得一次的会议中，即便等待成员到齐的过程中，成员之间少有交流，多半继续埋首在自己电脑萤幕中处理工作，因此，在下一次会议，他花心思设计了小组活动的Check-in桥段，让小组内每个人分享近期骄傲或印象深刻的事情，并每组择一分享，当天闹哄哄的热度，也影响後面会议，比平常多了更多人提问，可见Check-in对於串连成员是有助益的。

Check-out

Check-out 确认成员之间对於会议内容都有相同的了解

相较於Check-in，Check-out是一个比较好养成的习惯，我会分成团队Check-out、求知Check-out和推动Check-out，因应着不同类型的Check-out，要克服的关卡也不同。会说Check-out会比Check-in好养成的原因，是因为Check-out的目的比较明确，都是针对我们共同经历过的事进行观点与资讯分享。每一场会议，都有会议目的与产出，产出的不外乎就是共识与接续执行工作，我们或许在会议里面，表达都已经足够清楚了，但事实上是，每个人听到的，极有可能都不一样！这时候，我们就会进行团队Check-out，请每位成员对於会议内容做总结，如果发现内容有偏误，就是一个好时机进行校正与重申，团队Check-out执行门槛低，只要养成习惯就可以落实在每场会议之中，唯一要注意的是，成员发言顺序的安排：做为推动角色、主管或是意见领袖，通常会往後摆，避免遮蔽部分成员的表达，越是没意见的人，会往前摆，但要注意，太常让没意见成员，落入哑口无言的窘境，也会打击他，所以偶尔也需要调整一下，让他有发言的安全感。再来是求知Check-out，要突破的就是自我自尊心，要准备的是观察收敛的内容，且必须在意Check-out的时间和效益，求知Check-out是一个自我求进步的机会，会议是一个自我状态验收的好机会，每一场会议一定都有自我需要扮演的角色，整个会议过程自己的表现、自己的观察，可以在会议後主动和主管进行一场求知的Check-out，表达自己的观察和想法，在工作上，时间也是重要的资源，所以求知Check-out要好好准备，使其发会效益。最後就是推动Check-out，是我觉得最难的一种，顾名思义，通常推动Check-out就是有特定对象与特定议题的在多场会议的持续Check-out，因为多了这一层，所以就需要在Check-out之前十分明确要讨论的内容，以避免讨论的失焦，也会更在意整个Check-out持续发酵的效益，就像是另一场的会议准备，只是拥有的时间更短去收集Content和规划Context。不论是哪一种Check-out，其重点都是为了确定双方或多方之间的认知是一样的，唯有讨论和理解的立基点，执行效率才会提高。

Check-in和Check-out中，「聆听」和「流动」是最重要的，多先听对方怎麽说，是我们主持这个环节最想要达到的，因为要单纯灌输或强灌想法，大可不必如此花时间，这也是我仍在努力的地方，会想要成为推动者或管理者，要向成员表述通常不是什麽问题，但是能否理解成员在意的点，进而带动成员，就会是一门学问了，而入口就是从「听他怎麽说」开始。