【DAY 13】简单化、视觉化组织团队工作 - Planner X Power Automate

哈罗大家好~

昨天提到 Planner 是一个管理专案进度的工具，将 Planner 与 Teams 团队串联，也可以让小组成员以更有效率追踪并沟通专案进度。我们也建立的处理组织内「IT 相关问题」的「IT 问题回报中心」Planner ，今天就要针对 Planner 搭配 IT 问题回报 Microfost Form及 Power Automate 设计一个组织内部 IT 问题回报自动化流程。

再次提醒，我们需要厘清一个自动化流程希望达到的目的，规划流程并进行步骤拆解。

接下来，我们来拆解我不同应用程序的用途 ：

• Planner：管理组织内部 IT 问题的解决进度
• Form：IT 问题回报表单
• Power Automate： 串联 Form 及 Planner，并在 Planner 建立新任务後自动通知 Teams 小组的自动化流程

以下是利用 Form 制作的 IT 问题回报表单，你都可以在依据需求，新增其他的栏位：

此外，我们也要再次确认，Planner的分类设计，昨天提到我个人会偏好使用收到的 IT 问题为分类新增不同「贮体(Buckets)」，也提供我设计的 Planner 面板给大家参考，此外，我有多设计一个「尚未分类的问题的贮体(Buckets)」，目的是将透过 Form 回报 IT 问题会正的分类，并全部指派给一位 IT 小组成员，让他在收到问题时在重新分类至指定的 Planner 贮体(Buckets)，并指派给对应的处理人员，接者负责的处理人员就可以接受进行後续处理了。

完成前置设定之後，就可以到 Power Automate 设定我们的自动化流程拉~

我们可以使用「从 Microsoft Forms 在 Planner 中建立工作，并在 Teams 中张贴讯息」这个范本，以填写「IT 问题回报表单」作为触发，让 Power Automate 开始执行自动化流程。

这边就是我设计的步骤：

1. 以填写「IT 问题回报表单」作为触发
2. 收集「IT 问题回报表单」的回覆
3. 撷取「IT 问题回报表单」的回覆在 Planner 中新增任务卡片
4. 通知指定 Teams 小组有新增的 Planner任务

所以在完成「IT 问题回报表单」Power Automate 自动执行流程之後Planner 就会新增任务卡片，并指派给指定小组成员，接着该位小组成员就可以依照问题分类，将任务卡片指派给其他成员，并透过 Planner管理进度。

也提供 Teams 发布通知的画面如下：

如果你有更多想法，也欢迎跟我分享。

温秘书下班罗～