【DAY 12】简单化、视觉化组织团队工作 - Planner

哈罗大家好~

关於 SharePoint 功能其实还可以再说个五天八夜(?)，但我想在善用云端工具提升生产力的前提下，最重要的还是要厘清组织需求，盘点资源(包含人力、金钱)，再来着手规画并导入，不要盲目跟风，才能实现 IT 管理，而不是到最後变成灾难。

接下来，如果你觉得，用 SharePoint 管理专案进度，好像有点太难了，也超出了目前的需求，你只是想要简单的将待办事项列出并追踪进度，那你可以使用另一个工具 「Microsoft Planner」可以：计划活动、追踪客户问题、管理内容发布流程(例如：粉专贴文)、追踪专案流程(例如：小型诊所病人挂号预约到完成治疗流程)。

Microsoft Planner 透过专案计画建立并将专案流程拆解以及新增「任务卡片」，在管理专案进度的同时，也可以透过 Microsoft 365 的云端及应用程序串联功能，将专案任务进行指派、共用档案，并透过 Microsoft Teams 同步追踪及讨论专案流程。

Microsoft Planner主要功能有：

• 建立新计划、指派工作，以及和其他人共用档案。
• 以简单且视觉化的方式管理小组工作及专案合作。
• 与其他人进行交谈，以确定您们掌握相同的资讯。
• 使用电脑、行动装置追踪小组的工作进度并持续掌握工作状况。

你也可以透过 Planner 介绍影片更了解 Planner 用途。为了让你更有感，我们就以 IT 管理人员的日常，以处理组织内「IT 相关问题」作为专案，练习建立一个 Planner 的计画，追踪组织内部回报的 IT 问题以及解决进度追踪。

再依据 Planner 介绍影片的步骤完成Planner 建立之前，为了方便 IT 团队沟通，我们可以先建立一个 Micorsoft Teams 的 IT 团队，再为「IT 小组」团队建立频道「IT 问题回报中心」，更方便的追踪特定专案。除了影片中提到，我们可以至 Planner 建立 Planner 计画之外，我们也可以直接在 Teams 小组中建立 Planner 计画，好好善用 Microsoft 强大的应用程序串联功能，让我们再专案追踪及团队沟通上可以更有效率。

首先，我们在 Teams 频道中「新增索引标签」中加入 Planner：

接者建立新 Planner 专案或将群组中既有的 Planner 专案加入 Teams 频道中。

在设定 Planner 专案之前，还是要回到「先厘清需求，再思考如何进行」，这在规画一个专案要如何管理上很重要。而 Planner 中的「贮体(Buckets)」就是针对专案任务的分类， 我们可以 IT 问题处理流程：「收到问题」、「处理问题」、「等待需求者回覆」、「结案」新增不同「贮体(Buckets)」分类，也或者我们可以使用收到的 IT 问题的分类「帐号权限问题」、「印表机问题」、「电脑硬体使用问题」、「电脑软件使用问题」、「其他」新增不同「贮体(Buckets)」分类。

以处理组织内「IT 相关问题」作为专案这个目的，我个人会偏好使用收到的 IT 问题为分类新增不同「贮体(Buckets)」。因为在 Planner 的检视面板的选项中，除了可以以「贮体(Buckets)」分类检视，亦可以透过「进度」（因为在每个任务卡片中，都可以标记这个任务目前进度)分类检视，也可以新增标签，当然，你也可以依你建立的专案目标，拆解目标内容或步骤，建立自己的「贮体(Buckets)」以及分类标签，透过 Planner 帮助你更好的管理你的专案进度。

以外，你也可以参考 Microsoft 提供案例建立属於你自己的 Planner 管理面板。

今天，我们提到如何建立一个 Planner，并将 Planner 与 Teams 团队串联，确保大家都可以更有效率追踪并对焦专案进度，明天我们将接续今天建立的处理组织内「IT 相关问题」的「IT 问题回报中心」Planner ，搭配 IT 问题回报 Microfost Form及 Power Automate 设计一个组织内部 IT 问题回报自动化流程，也方便 IT 人员利用 Microsoft 云端工具提升组织内 IT 问题处理的效率，以及追踪 IT 问题进度，最後也可以透过 Planner 的图表，进一步分析收到的 IT 问题来源以及处里效率 (不然 IT 常常被抱怨回报问题都没下文，不知道 IT 在干嘛，明明很认真的 IT 们，这样真的很冤R~~~)

温秘书下班罗~