提升会议效率的开会技巧

软件开发中的所有角色，产品经理可以说是会议前几名多的角色，而且很常要担任主持会议的角色，因为产品经理很大一块在做的事情是跨团队的沟通协调，埋没在这麽多的会议中还要准备会议需要的文件，到底产品经理是怎麽做到的呢？

今天就要来分享一下自己是如何准备这些会议的，其实有个简单的框架可以依寻。

举办一场会议时，会需要以下几个关键要素：会议目的、与会对象、会议内容、follow up&action items、会议记录，往下会再详细分享每个内容。

（Why）会议目的

为什麽需要办此场会议，希望达到什麽样的结果，毕竟产品经理的会议已经很多了，应该要想办法提升沟通效率减少不必要的会议。

（Who）与会对象

根据前项希望达到的目标，需要参与会议的利害关系人有谁，而在开会前也建议用此篇的沟通技巧中的利害关系人管理，找寻主要的与会角色。

（What）会议内容

为了可以帮助与会的人员更容易理解会议中想要沟通与讨论的内容，建议提前准备一些内容帮助与会人员补足一些背景知识，这样执行会议也会比较顺利，如果可以提前准备好文件内容，建议也可以在会议前提前分享给与会的人员。

（To do lists）follow up&action items

很多时候会议结束後都会发现还有一些需要确认和处理的地方，例如整体的时程规划、遗漏确认的部分等，这些都需要产品经理协助纪录下来，并且协助在会後确认，确认完後再另外和与会者更新资讯，後续的内容若是比较小的沟通就可以考虑用文字的方式做沟通；但若是另外一个很大的沟通，就需要再另外召开一场会议。

（record）开会纪录

为了避免大家事後忘记此场会议的结论，或是有认知不同的地方，因此在会议结束後，产品经理要协助和大家重新对焦此场会议最後的结论，并且用文字的方式纪录下来，包含後需要follow up或是action items的事项，再将内容分享给与会的成员。