【DAY 6】沟通 0 距离 - Micorsoft Teams 的应用技巧

哈罗 ~ 大家好 ~ 欢迎回来 ~

昨天提到 Power Automate 的自动化流程以及核准流程，可以帮助你将签核的过程自动化、资料保存无纸化、档案调阅便利化。加上远端工作已成为新常态，我们也需要不断探索更有效的沟通方式与工具，以提升工作效率。

说道沟通工具，就一定要提到 Microsoft Teams，他是 Office 365 方案中必备的组织沟通工具，可以进行线上会议、小组沟通、视讯及音讯沟通以及文字联络等等，如果你对 Microsoft Teams 不是很熟悉，你可以先浏览 Teams 介绍影片。

此外，我觉得 Microsoft Teams 跟 Zoom 最大的不同在 Microsoft Teams 与 Office 强大的串接功能，可以让我们更有效率地与团队内部成员沟通。如同介绍影片提到的，除了与团队成员进行个别沟通，我们还可以在 Teams 建立 "团队"，在每个团队中建立 "频道"，也可以透过 "团队" 及 "聊天" 共用档案、进行协作，同时，也可以在Microsoft Teams 中寻找并使用其他应用程序，例如进行专案管理的 Planner或Project、产生视觉资讯的 Power BI、甚至新增属於 Teams 的 Power Automate 的自动化流程，在团队或聊天中追踪专案进度、进行更深度的协作。 关於 Microsoft Teams 的 应用程序使用，可以参考 Microsoft Docs 的说明。

接下来，我们就透过新增 Power Automate 的自动化流程，Teams 新增一个打卡流程最为范例吧！(也刚好可以解决远端办公的打卡出勤纪录的一个简单的方式~)

首先，在 Teams 中建立一个包含组织内全部人的 "团队" ，并在 "频道" 中点选「+」新增想要新增在 Teams 团队中的应用程序。

接者，我们要思考，这个简单的上下班打卡纪录流程，我们需要什麽，要如何拆解我们的步骤，我的想法是，我们可以透过一个触发流程，再透过 SharePoint 记录这个触发的时间，我们即可简单纪录上加班打卡资讯。

所以可以将步骤拆解为：

1. 手动触发流程：输入 [上班] 或 [下班]
2. 转换手动触发流程的 "时间戳记" 为指定时区。(注：转换时区的动作在於触发流程的时间戳记为国际标准时间 (UTC)，但每个组织所在地区不同，要转换为地区时间做资料纪录，这样才比较符合纪录上下班打卡时间的意义)
3. SharePoint 记录打卡资讯

完成流程设定之後，就可以回到 Teams 团队的频道中点选 "Power Automte" 应用程序，点选「...」的「执行」，即可透过输入 上班 / 下班，纪录大家的打卡时间。

而 SharePoint 收到的记录画面提供下面资料给大家参考：

大家也可以依需求，探索更多关於 Teams 结合其他 Office 365 应用程序的用途，一起透过 Office 365 提升你的生产力！

另外补充一下，在 "团队" 的 "频道" 中，你会看一个 "WIKI" 页签，点开之後看起来像是一个文字页面，这个页面其实可以用来说明 "团队" 或是 "频道" 的用途、共用资源位置、业务窗口联络方式、协作流程等等，可以想像成一个说明书的页面，也可以为後来加入团队的新成员提供一个简单清处的说明。

温秘书下班罗~