NetSuite Reporting - Saved Search

NetSuite Reporting

NetSuite 内建许多常用的报告, 包括各种收入支出表, income statement等等.

每一种Report使用者都可以根据不同的会计年度, 时间, Subsidiary, 地点等去做筛选, 并且即时出现结果.

并且根据使用者需求产生 excel, csv, email, pdf 等操作

但是有时候我们也需要内建报告以外的资讯. NetSuite 提供了一个强大的方法来依照使用者的条件查询特定资讯的功能.

Saved Search

Saved Search 是一个可以重复使用的搜寻条件, 使用者可以设定进阶过滤条件以及调整显示资讯. 如果将 Saved Search 设定为 Public, 便可以将这个 Saved Search 提供给其他使用者. Saved Seach具有Reporting及Tracking的特性, 可以作为基础的商业分析及决策的工具.

建立 Saved Search

选择 Lists -> Search -> Saved Searches -> New

可以看到所有 Saved Search 支援的 record type.

在这边我们选择 Transaction, Transaction 代表交易资料, 举凡Sales Order, invoice, item fulfillment, etc...都是这个类型.

Saved search 主页

可以看到几个重要的 subtab

• Criteria, 搜寻条件
• Results, 结果显示
• Highlighting, 根据不同条件上色
• Available Filters, 在结果的画面上, 要让使用者有什麽额外的选项
• Audience, 有哪些角色可以看到这个 Saved Search
• Roles, 不同的角色可以对这个Saved Search 进行哪些操作, ex: 检视, 修改, 引用, etc..
• Email, 需不需要将Saved Search 结果寄给特定使用者
  

接下来我们会概略的介绍几个最常用到的功能

Scenario: 会计部门想要知道所有在今年产生的 Sales Order, 要知道订单编号, 客户名称, 金额

1. 在 Criteria(搜寻条件) 底下新增

• Type - Sales Order
• Date - this year
  

2. 在 Result 底下, 除去所有系统自动带入的column後, 新增:

• document number
• name
• Amount
  

3. 在 Name 中输入此 Saved Search 的名称, 并设定 Public.
   

4. 滑鼠移到 Save 旁的箭头, 选择 Save & Run
   

5. 结果画面
   

6. 可以看到在这个画面里面, document number 有重复的状况, 通常我们的理解是一笔Sales Order 仅会有一笔资料.
   

这主要的原因是, NetSuite 在搜寻这类带有 Sublist(Item, links, expense, etc...)的资料的同时, 会将Sublist 也一起带入, 甚至是 COGS, GL Impact 只要和这笔 Sales Order 有关连的line 都会直接带入.
因为我们需要限制 NetSuite 仅带入 Sales Order 主档的资料, 不包含其他 Sublist.

7. 点选 Edit this search
   

8. 在 Criteria 中新增

• Main Line - true
  

9. Saved & Run, 之後可以看到重复的资料已经去除
   

Scenario: 可以跟我说每个顾客所有订单的总额是多少吗

1. 点选 Edit this search

2. 到 Result 画面, 注意在 Columns 中有一个 Summary Type
   

3. 新增 Summary Type

• Name - Group
• Amount - Sum
  

4. Saved & Run 可以看到已经依据不同的客户加总订单金额
   

Scenario: 可以让我自己选择要显示哪一个客户的数据就好吗

1. 点选 Edit this search
2. 到 Available filter 底下新增一个可供使用者自行筛选数据的栏位

• Filter - Name
• Show in filter region - Yes
• Show as multi-select - Yes
• Label - 顾客
  

3. Saved & Run 之後可以看到画面上方多出一个顾客的筛选条件供使用者自行过滤资料.
   

4. 使用者选择 3M 3M, 後, 下方的Result会自动更新
   

小结

到这边你可能已经发现, 这其实跟 database 的 Select, From, Where, Group By, Order By 有 87%像.
其实是的, 这就是在用 UI 创造一段 SQL query, 然後这个 SQL query 可以分享给不同的使用者, 让他们能够共享.

所以对於 Saved Search 这个功能如果能够有一点点 database 的相关知识会比较容易上手. 即便是没有, 多尝试几次也能够找到正确的资料.

除了上述介绍的几种常用设定之外, 还有很多比较进阶一点的功能, 如果有兴趣可以留言问我~但碍於篇幅就不在这边多做描述了 :p