会议

你喜欢开会吗？

虽然我蛮难想像真的有人喜欢会议。但正如已故 Intel CEO，管理教父 Andy Grove 在 《High Output Management》 一书中提出：Meeting is a medium of work「会议是工作的媒介」。不管是客户业务、跨部门协作、或是团队沟通，在工作上需要当面、即时的与他人互动，是必须的。

但可能是大家都非常习惯「开会」，所以我们对会议的成本相对不敏感。其实会议是一个企业最昂贵的活动之一。一个四人会议，长两小时， 其实就等於一位夥伴一整天的时间成本。人们的时间非常宝贵，所以除了要为会议定义明确目的之外，我们更要多想一步，去思考什麽是这个会议最理想的成果 (outcome)。

一个会议该有什麽成果，部分取决於它是属於哪一种会议。在 High Output Management 中，Andy Grove 把会议分成两种。他的分类方法，对我目前在规划自己与团队的会议，都有很大的帮助。

两种会议：process & mission

根据 Andy Grove 的经验，会议能分为两种：

• Process-oriented：流程会议
• Mission-oriented：任务会议

流程会议是定期召开的。它的目的是让我们能安排固定时间，分批次处理问题。从主管的角度，流程会议也分三种：

1. 与单一员工的 1-on-1 会议 - 主管与员工定期交流工作状况，讨论与共同解决问题。同时也常用来讨论员工难以启齿的问题，如加薪请求、离职想法、职涯规划、或其对工作状况不满等。
2. 与团队的员工会议 staff meeting - 让主管和团队之间针对团队的运作与工作状况进行讨论。通常主管会定义一个固定的主题（例如当周工作计划、或是工作进度回报）。
3. 与其他部门的营运回顾会议 operational reviews - 这通常是针对一个专案进行跨部门讨论与工作报告，确定专案进度，以及共同讨论问题与解决方案。

另一种是「任务会议」。任务会议不是固定的召开，而是专门为达成某项决策而召开的。根据 Andy Grove 的说法，这种会议应该占少於 25% 的时间。这种通常会牵涉到多个跨部门的参与者 — 就是因为难以做决策才需要不同部门的持份者一起讨论。所以这种会议的时间成本特别高，而召开会议的人需要做更好的准备，例如：

• 提前定义会议的目的与期待的成果
• 要小心选择参与的人，人越多的会议越难取得共识，而大家参与的状况也不一，浪费时间的机率就越高，
• 要规定时间，确定会议不能超时
• 会议结束时，需要确定 1）会议的结论与决策要明确、清楚，2）参与者对结论表明认同，或是不认同也需要表达清楚。