Day10 - 敏捷式接案实践 (二) - 专案管理

当同时进行多个专案，每个专案又有上百个工作项目待执行的时候，看板方法可以非常有条理的呈现专案状态。我喜欢使用看板是因为它可以很方便的知道接下来要执行的项目，同时又能让客户很直觉的了解目前正在进行的工作，透过推拉系统来更新专案状态，比以往的甘特图来得更灵活且弹性。

早期最知名的线上看板软件莫过於 Trello，但後来发现另外一套名叫 Ora 的工具更适合我，它有许多实用的免费功能：

看板范本：我可以在建立新专案时使用预先定义好的范本，省去重新建立的时间。

丰富的卡片设定：我习惯把一个大功能放在同一张卡片，在里面我可以纪录客户需求、使用者故事、新增待办清单、加入附件、留言与标签注记，方便把所有与这功能相关的资料、讨论集中在一起。

计时功能与报表：每张卡片可以设定预估完成的小时数，在执行时按下计时按钮，就能在卡片上看到累计时间，如果超出了预估时间它会以明显的样式提醒，另外卡片里的待办清单也能个别计时，透过分析报表可以追踪某段时间内特定专案的工作项目个别花费的时数。

行事历检视：除了看板显示外，它还可以切换成行事历模式，如果卡片有设定预计执行时间，在行事历上面就能看到一周或是整月份的工作安排，让自己知道目前手边的工作量与进度。

聊天模式：当有上百个卡片、上百则留言要回覆时，使用看板会非常难找，常常一不小心就会漏掉，因此 Ora 设计了像是 Slack 的聊天频道来让专案成员可以快速在不同的卡片间进行切换并留言，同时还能看到既有卡片的资讯，解决了看板模式不方便检视与回覆留言的问题。

佛系的付费方案：Ora 可以用个人或是组织的方式加入成员，用组织的方式比较好，有些功能像是聊天模式只有组织可以用，它的收费模式是当组织成员超过三位时，才需要按成员数量付费，对於个人接案者来说非常够用。

虽然 Ora 常常会有些小臭虫，但综合以上的好处，它已经是我作为敏捷式接案的必备管理工具，下面列出我实际在使用 Ora 管理专案的流程：

Step1. 建立组织、看板与 Github 存放库

当承接新专案时，我会先建立合作单位的组织名称，再把专案建立於该组织下，因为同一个合作对象可能会不只一个专案，以组织来区分比较有系统。完成专案建立後，我会套用固定的看板范本，这个范本是根据自己的工作习惯而建立的流程，主要分为几个步骤：

冲刺工作项目：我会把案件开始前评估的工作项目加到这边，如果之後有新增任何需求也都会直接写在这边，在加入卡片的同时也会把预估时数加进去，在执行时就能确保时数用量。

预备 - 分析及文件制作(2)：这里面的项目会从冲刺工作项目拉进来，分配接下来准备要做的工作，名称有中 (2) 代表的是 WIP（ Work In Progress ） ，意思是这个 Board 最多只能放两个 Task，再多的话就要排队或是插队了。

开发 - 进行中(2)：确认要做的工作後，我就会把卡片拉到这边，并且开始计时，同样的後面也有 (2)，也就是如果进行中的工作超过两张卡片，剩下的就要排队了。

开发 - 完成：当卡片完成後我会停止计时，由於大部分时候我都在本机开发，所以在还没部署到测试机的项目我会先放在这边，等到累积到一定数量或是完整的功能都完成时才会进行部署。

测试：这边放已经部署到测试机的完成项目，也是需要请客户验收的项目，确认没问题後就可以打勾，即代表该项目制作完成，如果有问题可以透过下方的留言区进行讨论，并确认花费时数，如果有需要修改的地方，那麽这张卡片就会回到预备的步骤，如果留言中有提到新的需求，再把它独立成新的卡片并放在冲刺工作项目。

发布：已经完成验收并部署到正式机的工作事项，作为归档的用途。

完成看板的建置以後，我会去 Github 建立这个专案的存放库，并且把权限分享给客户，可以让他看到每次更新的 Commit 以及随时下载最新的版本，如果客户不会操作也没关系，Ora 可以跟 Github 连动，直接把 Commit 跟卡片做关联，这样就能在同一个地方看到程序码的修改状态。

Step2. 管理工作项目

我以前会把每一个工作项目都建立卡片，好处是可以针对每个项目进行追踪与讨论，但後来发现卡片太多管理不易，而且很多卡片所完成的内容并非是能让客户验收的，像是「传送资料到金流商」、「接收金流商回传资料处理」，因此我现在改为把完整可以验收的功能放在同一张卡片之中，而完成这个功能的执行细节放在卡片的待办清单里面。

这样当卡片移动到测试的步骤时，客户就可以依照使用者故事来进行测试，并验收每个环节是否运作正常，同时也能追踪该功能所花费的总时数。

Step3. 每周回顾与月结算

Ora 的报表可以看当月的总花费时数，我会在每周一上午把截至上周的总工作小时数回报给客户，并说明上周完成项目以及本周预计执行工作，最重要的是跟客户确认目前的工作优先顺序，以便根据客户的预算与商业目标进行调整，到了月底结算日再用 Ora 报表功能汇出当月所有时数明细以供客户备查。

透过预估、Ora 管理与 Github 分享可以有效降低客户对於计时模式的不安全感，搭配定期回报主动告知专案状况更能让客户掌握专案进度。

当这样的工作模式建立起来之後，接下来就是该重新检视自己的工作习惯了，下一篇我会介绍接案者的时间管理，如果常被客户追杀进度，搞得必须熬夜赶工，这样无法拥有好的工作品质。

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