[Day 2]- 企业环境因素＆组织过程资产

在组织经营过程，除了组织能将本身资源/资产运用得当，持续产出商品/提供服务以创造价值(营收)，在经营过程当中，难免会遇到如政府机关/立法机关，或因市场机制-如客户端/销售市场所要求遵循的法律，合约及在标案当中，需有持有的标准认证或人员需具备专业证照等，才有资格可投标等等各种情况。

在上述这情况，组织该如何应变呢？我先就我本身所遇到的实际案例及实际我的作法来做一分享：

前言：
因客户组织本身执行“供应商管理计画“，而组织在该客户为最大客户的要求之下，怎麽向客户提出证明，自己有做好供应商所被要求项目的证明(＊要求很多项，如：供应持续不间断等等，但我们先针对资讯安全之要求来看，先不谈其他项目)。

因应步骤：
1.组织先将该客户於组织-作业流程当中，会关联到的部分，先盘点出来，列成清单。
2.把各自流程相关的部门，人员找出来开会.确认要达到的目标是什麽？客户实际的要求是什麽？做到哪些指标，对客户来说就是达标？
3.讨论有哪些流程，操作的人员会接触到客户所要求做好资讯安全保护的资料及资讯系统有哪些？
4.这些资料，能不能做拟名化或匿名化？
5.做了之後，会不会无法识别，而造成作业上无法判断或分别等情况？
6.若无法判断，有没有其他方法可以因应？作业上有没有不需改变太大的方式可以达到客户的要求？
7.因应该修正，有无需要修正的作业步骤？哪些部门，人员会受影响？
8.因应该修正，有无需要修正的资讯系统？需要多少费用？需要多少时间修改？
9.因应该修正，有多少时间可以让组织来应变？
10.因应该修正，有多少人员，作业流程需重新训练？多久可上手？

实际执行：
1.将上述步骤及任务，分派给各部门，指定统筹的负责人
2.由负责人，把现况跟客户的要求，将其比较，做出差异在哪？哪边需改进？如何改进？等等的初步规划出来。
3.将所有规划收集起来，评估整个修正需要花费多少时间，成本，先後顺序。
4.与客户端协调，组织能不能做到？或是需要多少时间准备及因应该要求，组织本身的制造，固定成本等增加了多少？有无机会可以增加报价？来反应成本增加的情况。
5.若客户不答应涨价，这所增加的成本，该如何分担到其他地方？或是增加哪边的利润？
6.实际客户会不会要求更短时间，更大范围及更高的标准？

这在因应步骤及实际执行之间，很多项目跟细节，都需要持续与客户端进行沟通。
也需考量在现有资讯系统架构上，能不能承担？以及能不能做到？