#odoo #开源系统 #数位赋能 #E化自主

当我们提起「专案」一词，我还是比较喜欢美国专案管理学会(PMI)对於专案的定义，我们摘录「专案管理知识体指南」(PMBOK® Guide)对於专案的定义如下：「专案是一种暂时性的努力以创造出一项独一无二的产品、服务或结果」。广义的定义是「专案」系指一个特殊而有一定限度的任务，或由一群具相互关联性的工作所共同组合起来的任务，而该任务是以获得独特的产品、结果或服务为目标。简单来说专案的定义就是「有个明确的开始与结束时间，清楚定义的工作范畴、有预算并且通常由一个团队来运作，并完成独一无二的产出。」

在以上的广义定义里，专案运作的场景范围是很宽广的，小如办公室之新人欢迎会，大如大型公共工程的专案等，都可以放在专案管理的架构进行讨论。公司在面对这些大大小小的专案，除了在执行专案所花费的时间之外，我们却还必须花几乎相同的时间去填写专案文件，或花费非常多的时间进行专案沟通管理的行政工作。另外，在一些透过工时实报实销的专案执行过程，公司经常必须花非常多时间去整合与计算专案团队成员实际花费的工时。是否有哪些工作可以透过E化工具来去简化，甚至让专案团队在执行专案的过程与体验更好呢? 我们接下来简单来看看odoo的专案模组吧!

模组名称：Project

功能

• 专案及时看板与现况概览
  
  
  当我们进入专案模组，透过看板模式我们可以很直觉的看到专案的资料透过对应的资料夹进行归档整理。我们可以很方便的透过专案概览查看每个专案目前的即时状况、每个专案人员所累积的工时等等资讯，如该专案是有对应之销售订单，我们也可以透过智慧按钮快速到达对应之销售订单并进行请款作业。

• 弹性的专案任务与专案沟通
  
  
  在odoo系统中，我们可以将一个专案拆分成多个任务，并将专案任务分派给专案团队成员进行作业。专案团队成员透过专案任务可以很直觉式的了解哪些工作是由那些人员处理并且进行协作，在一些需要合作讨论的项目，专案团队可以很方便的透过专案任务下的Discuss介面与对应人员进行沟通讨论，这功能对一些专案团队成员在不同地点上班的情境下非常有用。当我们面对相对比较大的专案任务时，我们也可以将单一任务分拆成子任务後，再进行任务分工或分派，让专案的运作模式可以更具弹性。

  对於专案经理来说，透过odoo系统，他将可以更好的进行专案细项工作之规划与弹性调整，并且更好的掌握专案每个细项任务目前的状况。针对那些目前可能遇到困难，或比原先预想的还更花时间的任务，他可以即时的了解状况，并且提早启动因应对策，让专案的成效更好。

• 专案工时纪录整合
  
  odoo专案系统与工时纪录模组高度整合，专案人员除了可以在工时模组中进行专案时间的纪录，也可在每个任务中直接纪录工时。专案管理人员可以透过系统针对每个专案、每个人员或每个任务所花费的实际工时细项进行查看。

• 模组间整合串联流畅
  
  如我们前面文章所提到的，商务运作中有些专案是透过工时实报实销的方式作为交易条件。在odoo里，销售模组与专案模组也整合在一起了。我们可以透过销售订单连动建立对应的专案或专案任务，针对专案实际所花费之工时，系统将持续更新到对应之销售订单，并可透过核心ERP的功能，顺畅进行後续之应收帐款管理作业。

应用与结论

社区版odoo的专案模组相较於平常市售的专案管理系统来说，它轻薄短小，它没有那些需要深入学习专案管理知识之後才能看懂的专案图表，相反的，它直观的功能架构与系统介面让使用者非常容易上手，并且更适合让专案成员进行协作。在过去的经验中发现，许多公司反而非常快就能够实用上线，并且透过odoo专案模组架构起公司内部专案的运作机制。

回到企业数位管理的议题，就像是这些自行上线odoo专案管理系统的公司，专案管理系统这类型的行政管理系统，其实对於大多数公司来说都非常需要，但未必每个公司都适合市面上那些专门处理大型专案管理的系统(太深奥)，或有预算(钱永远是个问题)，或有能力自己客制(我想要的流程软件公司却没有ORZ)。但这不代表公司运作不需要，甚至我们可以说，大部分的人可能都正在「有苦难言」的进行式中等待着被解救。有难的同事就在身边，而我们有心也正好有工具来帮助他们解决难题，同时让公司可以运作的更好，这不正是这个时代带给我们这一代IT人最好的发挥舞台吗!

参考文件：

• odoo官网-专案：

Day14预告：特殊性营运流程篇-维修