在11/19 Tableau有一场线上的大中华区直播分享会，不知道大家有没有追里面的内容？

以下分享其中一个跟Tableau Server管理相关、如何在大型企业推广Tableau的内容

这是由 Tableau Zen Master - Mark Wu的分享，
他在2014年开始使用Tableau，2018年成为第一位华人Tableau Zen Master，在企业内部署、管理、推动Tableau的经验非常丰富，曾管理过有20万个用户在上面的Tableau Server。他目前在Apple服务，担任Tableau Product Manager。

两个主分享重点

一、成功管控的三部曲

1. 需要一个Tableau 推动者
2. 需要有一个自下而上的管控模式、由IT和各业务部门种子组成的管控团队，
3. 这个团队要定期开会，定期分析目前实施的问题、找到对策、检查对策效果、再开始下一个循环

二、管控是Tableau Blueprint的核心，因为管控使自助分析成为可能。

管控是否跟自助分析矛盾？不，反而是管控让自助分析成为可能。
这跟「有限制，才会激发创意」的道理是一样的。

为什麽管控对 Tableau 推广很重要？

例如：Tableau有自动刷新功能，给可以发布工作簿到Server上的使用者很大的自由度。但这会造成一个很常见的问题是，大家都会在早上刷新数据，就像是上班遇到高峰时段，大家会抱怨路太窄。

但真正问题是刷新数据排程的管控方式

管控不是限制人使用内容、数据
管控是一系列标准流程、政策，且适当的管控才能建立问责机制。
但管控也没有一个固定的模式，也不是一次性的工作、是需要不断调整方法的。

管控的目标是什麽？

• 让自助分析更快、更低成本
• 帮自助分析的人提供更多的方法
• 让工作变得更容易
• 让数据变安全
• 当用户成倍增长的时候，Server照样表现稳定

如何建立管控机制？

在传统BI行业，管控都是从上而下的，由IT制定政策，其他人服从。
但这种模式，在使用Tableau的企业里，不适合。
Tableau在企业内的管控模式，自下而上的方式最有效，自我监管模式。

这会需要一个管控团队，团队组成主要是各部门来 Tableau Desktop 使用者的代表（热爱用Tableau 且在部门内有影响力的人）共约10-12人，再搭配2-3个IT人，Tableau自我管控团队最多15人。

由这个团队决定公司管理的政策，再由里面的人回到各自部门去影响、教育其他人。

要管控什麽呢？

不同公司在不同使用阶段有不同着重点，但一般来说都会有几个基本面向:

1. 数据源管控：谁可以access、谁不可以access
2. 数据安全的管控
3. 管控的模式
4. 内容的管控
5. 数据提取的管控
6. Dashboard 效能的管控，包含分析内容设计面的Best Practice 、服务器的效能面

举例一 : How to Handle Extract Delay 在尖峰时段的资料提取很慢的问题
解法：

1. Usage based extract frequency 因为工作簿的发布者可以自由选择刷新频率(每小时、每日、每周)，很多人自然都会选每小时，即便可能没有这个必要。所以要定义管理规则，例如：如果你选择每小时，但你的工作簿在过去2-3天内只用过一次，那就会把每小时刷新的排程改成每日的频率。 依此类推。如果2个月没有过，就会停掉刷新，如果3个月再没有，就会删除。(写Python script自动运行)

2. Suspend refresh Inactive workbook （2020.2） 可以自定义在一段时间内，若没有使用的工作簿，可以自动停掉数据刷新

举例二: Dashboard 太慢了
几个可能原因

1. 设计不好
2. 数据量太大
3. 服务器有问题

如何避免服务器不会造成每个工作簿都很慢？

1. 缩短 VizQL Timeout 时间从原本预设的30分钟到 3 分钟，如果有人的工作簿设计不好，3分钟就Timeout，至少不会影响Server上的其他用户。

2. Set Hyper Query Session Memory Timeout 5G
   尽管有些工作簿的VizQL时间不需要3分钟，但他占用了很多Server memory ，甚至用掉整个Server memory，2019.3 开始就有一个功能可以

参考Mark Wu的部落格，大型企业推广Tableau遇到的问题与解法
http://enterprisetableau.com

当管理一段时间後，怎麽知道这样的管控模式是否有效？

可用两个面向去检视：

1. 是否解决了公司里最头痛的问题
2. 是否鼓励 数据工作簿发布者尝试好的做法、是否有好的行为出现？例如：发布数据源，因为一个数据源可以连带几个工作簿、可以重复使用、可以减少Refresh时间跟负担。透过培训，去推行Best Practice後，发现很多人愿意接受。

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