业务说明要简报，不要繁报

常会在邀请演讲或工作讲习时，主办单位会要求要演说的人先做ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ（简称ＰＰＴ），并在限定的时间上传给对方承办人员，以利演说当天不会匆忙或开天窗，也可以先行解决ＯＦＦＩＣＥ版本档案不同的问题，同时，主办单位承办人也可以帮忙演讲者顺内容，或给予提醒，因为要演讲的内容都是公开，除非是闭门会议，需要先声明属於机密性质，否则不需要那麽严格，甚至讲者都可以无偿把简报档案提供给主办单位，这样才是知识传递。

既然都已经称为简报，但还是有演讲人会吹毛求疵，设定让人眼花撩乱的特效，或者过分堆砌的文字、图表、影片或连结网页，其中连结网页可以考虑不要弄，因为你不能保证现场的网路一定稳，很可能因为显示不出网页，让你的内容拖到时间，打断你要讲的内容。另一个就是影片，除非你先下载撷取好影片成ＷＭＶ（建议不要用ＭＰ３档或ＡＶＩ档，原因：太大），放在简报档同个资料夹中，就可以顺利播放，否则你只放Ｙｏｕｔｕｂｅ的超连结，还是要面对网路不稳读取不到的风险。

还有，ＰＰＴ简报上的图片，最好自己到有ＣＣ０免费授权（可商用）的图片网站下载，不要去撷取网路上搜寻到的图片，如果是不公开且暂时性的简报，是可以短暂使用，但是一旦要公开，最好就是在讲完後，把未经授权的图片抽换掉，否则在线上公开简报档後，可是会被有心人抓包告侵权，最保险的方式还是自己拍摄的图片。再来，就是图表，好像是简报时必备的时髦，没有长条图、圆饼图等一堆图表，就无法呈现产品或公司营运数据，但那只是参考性质，很多花时间做了一堆，却在简报显示的效果很差，如果规定必须要给人家看，还不如另外提供纸本，也比较清楚明晰。

简报最好的内容，就是做分段放大流程图，把你从开始到结束分页列出说明，例如想要怎麽计画、怎麽筹备、怎麽进行、怎麽宣传、怎麽筹措资金等事项，接着再其中说明短期、中期、长期要做什麽？以及当中会遇到什麽困难，需要怎麽去解决。其次在文字说明尽量条列和长话短说，列举重要的资讯亮点，不需要全部一次全梭哈，时间才能有效控制，传达也较能清楚。

最後想讲的，就是做简报取决於个人的喜好，笔者只是分享自我的经验浅谈，并非绝对，个人是倾向简单明快，冗长的简报不是我所喜欢，例如听法律讲座，讲完法条，就举一个判例，可增加听者的专注度，也比较能快速进入主题，简报只要掌握能让人听得懂，大概就成功一半！