【DAY 8】SharePoint 的应用五花八门，什麽最适合你？(上)

哈罗 ~ 大家好，希望昨天的文章有让大家更认识 SharePonit 这个工具到底可以用来做什麽。昨天提到在Office 365 架构下的 SharePonit 可以做到的项目有：

• 建力组织内部网站，并建立页面、文件库和清单。
• 新增组织内部网页并自订的内容(例如：新增各项重要资讯发布、组织公告、协作流程说明等)。
• 运用工作流程、表单和清单管理您的每日例行工作。
• 在云端中同步并储存档案，让跨空间、跨时间的协作可以更便利。
• 使用行动装置 App 随时掌握资讯、并随时浏览。

其实以上的功能就可以让你使用 SharePoint 架设不同的内部网站，做好档案管理、资讯公告、小组协作、资讯布达的功能，此外，搭配 Power Automate，也可以让你自动化工作流程。如果你不知道从何开始，SharePoint 也很贴心的提供一些模板让大家参考，我们也可以修改模板，发会自己的创意，那我们就开始吧~

刚刚提到，SharePoint 可以建立小组或通讯网站，你也可以先浏览 Microsoft Docs 的相关说明，加深 SharePoint 的用场景概念。

为了让大家比较有感，我们就以给全公司的公司入口网站为例，一起来看看 SharePoint 可以如何帮助你的组织提升生产力。

首先，我们要先厘清这个使用 SharePoint 公司入口网站的目的，跟需要包含的项目有哪些以及网站完成设定後的日常为运作业，先清楚自己的需求，以下列出了几点：

公司入口网站的目的：

• 组织内部各项档案资源以及应用程序的一站式入口。

公司入口网站的需求：

• 日常行政公告、制度规章公布
• 各部门及专案管理资料库
• 作业流程表单入口管理

根据以上需求我们就可以开始建立 SharePoint 架构罗~

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首先，我们要先建立入口网站，来到 SharePoint 之後，有两种网站选项可供选择：小组网站以及通讯网站，他们的用途说明如下，简单来说，共同协作选择小组网站，资讯布达及参与选择通讯网站。

小组网站：

• 在专案上共同作业
• 读取与小组相关的新讯
• 随时掌握共用行事历的最新状态并管理工作

通讯网站：

• 广泛分享新讯或资讯
• 与广大观众进行互动
• 使用现代化、视觉化的版面配置

基本上，如果你还没完全想好目前架设的小组网站的使用方向，我会建议使用 "小组网站"，除了包含的内容比较多之外，最重要的是小组网站可共同协作，建立及管理资讯清单、共用内容，及建立 Microsoft 365 群组将网站的资源整合到 Teams 中，更集中进行即时共同作业，也更容易追踪并持续更新专案状态。如果想要分享资讯，也可以透过新增页面或的方式在小组网站上发布新讯息。

生产力工具的开发，我也会建议可以想得更远一些，因为组织都会成长，从现在需求出发，思考将要开发的工具接下来可以如何随着小组成长进行扩充，不然隔一段时间就要将系统工具打掉重练，也是很辛苦的。

不过若回到我们的原先目的，架设公司入口网站，作为组织内部各项档案资源以及应用程序的一站式入口，我个人觉得通讯网站或许更适合些，原因在於通讯网站可以有更视觉化的资讯呈现，例如，未来想要将公司内部公告等更视觉化的呈现，通讯网站会比小组网站更适合(我们再复习一遍：共同协作选择小组网站，资讯布达及参与选择通讯网站)，此外，善用通讯网站的视觉化功能，可以透过嵌入的方式将不同专案小组或单位的小组网站连结放在通讯网站，这样也更符合 "一站式入口" 的概念。

以上的我们说明了 SharePoint 最让人搞不懂的小组网站及通讯网站，也先以公司入口网站做了一个起头范例，明天会再接者说明为什麽用 SharePoint 制作的公司入口网站可以组织提升生产力。那我们明天见！

温秘书下班罗~