企业的应用文系统与未来

文组常被酸死了，但举凡履历、公文、书信、出差报告在企业中还是要用到吧！但会写的人少之又少，除非你是考公务人员，被训练一定要会写，不然写公文这种应用文还真得是天书，除了私底下咒骂，还是要写。就算不是公文，光写一封书信给厂商或重要人物，不论外文或中文，敬语和应用文还是要用上，尤其是日本厂商或欧美厂商，对这是很要求的，除非你不想要这份订单。

所幸，现在网路影片就有公文撰写的教学，也有做好的范本来套，只要稍微改一改，就可以解决撰写公文的苦恼，要知道，企业往来不单只对企业，也会和政府打交道，或者接标案，如果有公文写得好，又会和公家沟通，通常升官也快，并不只是技术好就能往上升官。

大致的公文格式会有「受文者」，包含（１）发文日期、（２）发文字号、（３）速别、（４）密等及解密条件或保密期限、（５）附件。
然後，「主旨」、「说明」之後包括（１）正本、（２）副本，最後才有官衔、职衔及姓名。
以上只是简单列举，当然秘书处或文书处就扮演很重要的指导者，最好是建立范本资料库，让没有修过应用文的员工，能够摸着一点头绪，然後在写完後，能给予数次发还纠正错误写法，等内容无误後，才能盖公司关防（大印）送出，因为公文的世界是很斤斤计较的，纵使现在流行无纸化的电子公文，也是要把内容过好几关才能送出，对了！还不能有错字，不然对方会认为很失礼。

除了以上会遇到的状况，还有要搞对层级，越是层级高的，越在乎公文里的称谓或用词，主从关系就很重要，例如有隶属关系：下对上称「钧」、上对下称「贵」、自称为「本」；无隶属关系：除下对上称「大」，其余跟有隶属的相同。

接着，还没完，还有什麽期望及目的用语，下对上常见「请　鉴核」、「请　鉴察」、「请　核示」或「请　备查」等；对等的单位用「请　查照」、「请　查照办理」、「请　查照转告」等；上对下常见「请照办」、「请依规定办理」以及「请切实照办」。还有很多的公文词汇，当然无法一一讲解，讲到这里，其实就已经睡成一片，但现在有些单位会很贴心做有下拉式清单的系统，让撰写公文的职员能人性化些，减少摸索的时间，虽然应用文内容看似枯燥麻烦，但不要忘了，内容清晰的公文，比起做个半死的员工，更能为公司带来获益。