D14 - 如何用 Apps Script 自动化地创造与客制 Google Docs？（一） 以 NDA 为例的大架构与简单复制

今天的目标

现在几乎每天都会打开 Google Doc，但有时就是会有很多类似的文件，其实只要调整一点点东西，可能是薪资单、要交的报告、给客户的企划书（Ｘ）。总之，我们不时会需要「调整 Google Doc 中的一点点部分」，请问我们能怎麽做？

今天的主题是，每次要跟不同的厂商与单位签 NDA，如果比较一般的合作，那就可以拿范本，但如果是比较深度的合作，老板总会想要搞一点客制，那要怎麽简单将这件事自动化呢？

1. 要如何自动依照范本创造并微调 Google 文件（Google Docs）？

今天只有一个问题，那我们就开始吧！

Q1. 要如何自动依照范本创造并微调 Google 文件（Docs）？

Step 1 开启 Google Sheet，并串起 GAS

今天勤劳一点先把影片录起，总之先开一个 Google Sheet 的并串接 GAS。

一样在最一开始执行时会有「需要验证」出现，让我借用一下 D2 的影片。

Step 2 设定要要填入 Google Docs 的参数

关於创造文件，我们可以选择复制范本（像是 D11 复制并客制你的 Google Form），或是创造新的文件（像是 D12 幅度客制你的 Google Form）；这次我会针对复制「新文件」来做介绍，也就是 D12 的那种版本。那我们要长出什麽样子呢？这边先给大家看我们的参数们。

这边我们简单设定了三个参数 Name（文件的名字）、Header 和 Footer。

为什麽选这些参数呢？因为每一份 Google Doc 其实都有这样的架构。分别是文章内部的 Header、Body、Footer；以及额外的 Url、Name 和 Id。来让我们看一下一份 Google Docs 的架构——

今天我们会主要讲结构的 Header、Footer 和 Body 怎麽抓，待因为抓入每一个结构，内步的调整就会包含很多客制化的部分，我会於明天另外以完整的篇幅介绍。

Step 3 读取 Sheet 内的资料

那一样我们要先读取表单内的资料，透过老朋友 readSheetData() 来完成。这边不懂可以参照 D11 和 D4。

function readSheetData(){
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let sheet = ss.getActiveSheet();
  let start_row = 2;
  let start_col = 1;
  let numRows = sheet.getLastRow() - start_row +1;
  let numCols = sheet.getLastColumn() - start_col +1;;
  let values = sheet.getRange(start_row,start_col,numRows,numCols).getValues();
  Logger.log(values);
  return values;
}

让我们来看一下跑起来的画面——

Step 4 用 DocumentApp.create() 来创造文件

好，那接着就要创造文件了。这边我们会用到两个功能，分别是 moveFile() 和 DocumentApp.create()。

首先 moveFile() 的执行细节在 D12 有讲到，我们就快速看过程序码。

function moveFile(fileId, destinationFolderId) {
  let destinationFolder = DriveApp.getFolderById(destinationFolderId);
  DriveApp.getFileById(fileId).moveTo(destinationFolder);
}

那新的 function 是 DocumentApp.create() 虽说是新的，但其实就是简单地创造一个新的文件档案。实际执行时，要抓出你要放在哪一个 folder，把 "your_id_here 换掉。

var target_folder_ID= "your_id_here";

function createDoc(file_name) {
  let new_doc = DocumentApp.create(file_name);
  let doc_id = new_doc.getId();
  moveFile(doc_id, target_folder_ID)
}

我们来看一下跑起来长怎麽样——

Step 5 针对结构写入内容（文字）

好，那我们现在已经能创造文件，现在要来看怎麽样「写入内容」。我们来看看程序码先——

function createDoc() {
  let new_doc = DocumentApp.create('D14 practice');
  let doc_id = new_doc.getId();
  moveFile(doc_id, target_folder_ID)
  let header = new_doc.addHeader();
  let footer = new_doc.addFooter();
  new_doc.setName("Hi, Amy")
  header.setText("Amy's NDA");
  footer.setText("2021/09/14");
}

比较值得一提的是，在 Google Doc 中，「写入内容」都是要——

先把结构叫出来，再针对结构进行调整
就是下图这样，都是要先叫出 Object。

像是其中这段， header 是结构，再用 setText() 设定文字。

  let header = new_doc.addHeader();
  header.setText("Amy's NDA");

跑起来长这样——

好，那看来有...

1. setName 改到名称
2. header.setText 有改到 header
3. footer.setText 有改到 footer

接着，就是大量制作了！

Step 6 针对每个参数创造文件

这边我们先将原本的 createDoc() 改为可以输入参数，分别是我们最一开始资料的 name 、 header_text 和 footer_text。换句话说，如果我们想创造和 Step 5 一样的文件，就要改成输入 createDoc("Hi! Amy", "Amy's NDA", "20210914") 即可。

function createDoc(name, header_text, footer_text) {
  let new_doc = DocumentApp.create('D14 practice');
  let doc_id = new_doc.getId();
  moveFile(doc_id, target_folder_ID)
  let header = new_doc.addHeader();
  let footer = new_doc.addFooter();
  new_doc.setName(name)
  header.setText(header_text);
  footer.setText(footer_text);
}


function createDocsFromSheet(){
  let data = readSheetData();
  for (row_data of data){
    let name = row_data[0];
    let header_text = row_data[1];
    let footer_text = row_data[2];
    Logger.log(name+ " "+ header_text + " "+ footer_text);
    createDoc(name, header_text, footer_text);
  }
}

我们另外再创造一个 createDocsFromSheet() 把 Sheet 里面的资料解构，并输入上面那个 createDoc() 当中。这边要注意的是，如

最後跑起来长这样——

好，那今天就是我们的 D14。提醒的是，创造文件有 Quota 限制——每天不超过 250 件。明天我会介绍当有很多文件要产出时，内部细节到底要怎麽写。

如果还有问题，透过留言之外，也可以到 Facebook Group，想开很久这次铁人赛才真的开起来哈哈哈，欢迎来当 Founding Member。如果不想错过可以订阅按赞小铃铛（？），也欢迎留言跟我说你还想知道什麽做法/主题。我们明天见。