【DAY 9】SharePoint 的应用五花八门，什麽最适合你？(中)

昨天我们提到，明为什麽用 SharePoint 制作的公司入口网站可以组织提升生产力？

这个时候就可以先思考一件事，是不是在公司或组织里，总有一个传奇人物，公司的万事通，从文具订购系统到CRM，从合约到企划书，再从同事座位表到生日，通通都知道，只要有任何问题，找 "他" 就对了！尤其是当你找不到档案或文件，这位万事通总是可以精准从你不知道的路径捞出来给你，不但资料完整，还漂亮排版，但你有没有想过，万一这位万事通有天请假或不在了，那你要去哪里找你需要的资讯呢？

所以有个入口网站，囊括各项系统路径、资讯公告、档案资料就很重要，有任何需要，从入口网站开始搜寻就对了！

前一天我们有提到，架设公司入口网站，作为组织内部各项档案资源以及应用程序的一站式入口，通讯网站或许更适合些。加上初步规画一个入口网站可能会需要包含的东西有：

• 日常行政公告、制度规章公布
• 各部门及专案管理资料库
• 作业流程表单入口管理

列出一个入口网站需要的项目後，接着我们就要思考「谁可以如何检视这个网站」，这边有两个要思考的部分「谁」以及「如何检视」，既然这是一个入口网站，我们就会预设是组织内所有成员都可以浏览，但是网站内容须要维护，这时候就要思考，公告、制度规章公布的内容、各部门及专案管理资料库、作业流程表单入口管理路径要由谁来维护，是希望只由 IT 人员管理，亦或希望由其他单位的人员来帮忙，这个时候就要分配好不同使用者的浏览权限。

此外，通讯网站的特色在於资讯布达，所以通常有少量的内容作者，以及大量的阅读者。这个时候针对不同成员设定对应的许可权就很重要，许可权是由 SharePoint 群组所管理，预设会包含三个许可权等级：

• 拥有者：完全控制许可权。
• 成员：编辑许可权。
• 访客：读取权限。

如果你的组织成员来自多个国家，你可能会希望你的入口网站有多语言，方便不同语言的使用者阅读，如果你有这个需求，请参完微软说明：如何建立多语种通讯网站、页面和新闻。

综合以上，关於通讯网站的建立，在规划您的 SharePoint 通讯网站，就有完整说明。

再次提醒 SharePoint 网站架设主要重点有：

1. 设定架设网站的目的
2. 依照目的规划内容(同步思考是否需要多语言内容)
3. 设定使用者许可权限
4. 网站用字尽量精简，以视觉化方式呈现，让读者以最少时间快速取得所需的内容

另外，昨天也还有提到，如果你的网站建立目的并不是沟通及布达资讯，而是进行小组协作，那你就会需要选择小组网站，小组网站与通讯网站最大不同在於小组网站除了网页还有预设的档案文件库、资料管理清单和网页组件，此外还可以更简单的建立共同协作的 Teams 团队以及 Onenote，随时更新专案进度，更可以透过 Power Automate 建立传案自动化流程，例如：在有当按更新时，张贴讯息至 Teams 群组中，确保大家都知道最新进度等等。

关於小组网站的「档案文件库」、「清单」，就明天再继续拉~

温秘书下班罗~