在一开始整理观察到常见的痛点们，你看到的是想解决的地方，也可以换个角度去思考，其实你想要保持是你的信念跟价值观。总合前面的纪录，我归纳出自己的价值观，只要改善效率，什麽方式我都愿意去嚐试。反过来说，只要影响效率，那对我来说就是痛点。

观察自己一阵子之後，列出三个关键字分别是：

1. 事情优先权顺序
2. 通讯软件资讯过载
3. 讨论会议没有效率(例行讨论 & 面试)

优先序

优先序的背後要评估的是紧急性，还有重要性。当时我常面临想做的事情很多，所以手上不单单只有团队的目标，还有其他需要协助帮忙的事务。在同时进行很多事之下，即使团队的目标也达成，在他人眼中是展现安排工作能力不足。为了改善观感，先一心一意把团队目标先完成，之後要做协助其他人或是想做什麽研究，也不会有太多人说话，若有人拿出来说嘴，也可以反击回去。

通讯软件资讯过载

看到电脑或是手机跳出通知，大家一定会想要快快回覆对方吧？甚至会随时去查阅这些通讯息软件是不是有通知，久而久之养成时不时想看的习惯。

信件

这是收到来自於同事的观察，觉得我时时刻刻在注意信箱的新讯息。正因为如此，我好奇观察自己查看信箱的频率。一记录不得了，平均两小时看一次，以上班八小时来计算，至少是四次起跳。这个频率之高，让我接下来看看查看的时间花费多久，发现每一次大概十分钟也还好，也就是一天会花四十分钟进行查看信箱内容。

四十分钟好像不多，但累积下来也是很惊人。所以我先观察一般在信箱收信的时间是不是有规律性，举例来说同事们在会议後，发需要确认的信件，但查看的时间点可以请同事寄出之後，再进行确认，不用时时刻刻都在关注信件匣的未读状态。

信件的内容有些会是来自於公司的宣布事项，像是单位正式改名，其实这只是需要知道的资讯内容，并不是紧急又必需处理的最高优先权项目。

再来是观察同事们会主要寄信的时间点，会分配在刚上班时，以及下午约三点左右。所以我先把查看信箱时间先改成早上十一点，和下午四点之後。每天两次让所有的信件集中处理，而且也可以一并把所有需要回覆跟了解资讯，当事情集中後，目前平均来说处理信件时间会在二十分钟上下。

团队在做招募的时候，各种面试流程的信件会将整个未读状态的信件匣塞满，用眼睛筛选资讯太花时间，所以时间上又拉长许多。不过观察某些信件上很多关键字像是 104、面试、猎头、投递、作业等等，所以就将信箱的资料夹设定筛选条件，让我收到这些关键字信件时可以从各自的资料夹查阅，而且还增加了优先权的阅读性，让我的时间更集中在需要关注的信件。

来自工作同事们的讯息

前面讲的收信状态，是为提高阅读信件的速度。其实不会影响到手上的工作当前的状态，反而是从工作群组的讯息会让人想说是不是很急，而暂时放下手边的工作去处理。现实状况是，大都的状况其实都是不急的，而这样切换专注的事项，回到前一项工作的状态是需要时间的。

当时我对於各种讯息的冲击，不马上回覆又觉得事情摆在 TODO 当中没做，让人有些烦躁。当然也跟同事做了讨论可以怎麽改善。

• 了解哪些频道的讯息最优先权最高

举例来说，在 CI/CD 状态优先权是较低的，可以暂不处理，可先把频道的显示通知先关闭。但若有线上问题发生的频道，要永远打开，毕竟大事一定要已最高优先权紧急处理。

• 频道的重要性

会参加各种群组以了解各种工作的讯息，收到这麽多的资讯跟手上的工作关联性不深，像这种就可以考虑要不要继续留在这个群组。如果不需要的话，还是早早退出，不要让自己焦虑次要讯息。

• 私人讯息即时性

难免会有同事们透过私讯了解问题或想讨论。此时需评估重要性跟时间性，有些人很急，但是不重要。有些人不急，但是很重要。所以可以针对会塞重要资讯的人的显示通知设成最高优先权，其余的就可以先略过，等手上工作告一段落再一并回覆。

上述的状况可以这样处理是源自於工作群组不是使用 LINE 进行，在设置优先权通知可能比较方便。但套用在 LINE 上也是同样的做法，把不需要的官方群组做隐藏或封锁，先让杂讯量先降低。再来把不重要的群组做 Mute (静音)让新讯息不会第一时间做通知，降低优先权低的讯息量。这样调整之下，剩下的讯息变得集中且需要马上回覆的居多。当然还有随时需要关注的或是聊天，要记得做钉选，不需要再一直滑动聊天列表找到重要人物或群组。

我们会想要随时接收讯息的通知，是希望自己不要错过任何的重要讯息。试问大家，如果你出门好一阵子，发现手机掉在路上的某一处。你会不会着急地回去自己刚刚经过的每一处去找？换做是任何人都会的尽全力想办法找到手机。所以当事情不够紧急，其实也不需要你去完成的。

有效的会议

会议效率问题是在过去有段时间，团队们在开会上非常没效率到在 Retro 提了无数次，也是经历过无数的讨论之後，做了各种嚐试之後才达到现在例行开会的次数。不过每一个阶段遇到的问题不同，接下来几天也分享自己的经验，以及在会议上可以做的事情，可以让讨论更聚焦，让会议能够是有效且有意义的。