我朋友最近跟我阐述了一个惨痛的系统购买经验(一)

我朋友最近跟我阐述了一个惨痛的系统购买经验，我觉得很有价值，特以第一人称观点描述记录下来，本故事内容纯属虚构，与本人工作内容完全无关，如有雷同，纯属巧合。

 放眼过去我们向单一厂商采购了许多不同系统，期望该厂商为我们带来『专业的顾问服务，有严谨安全务实且有效率的整合服务』，然该特定厂商一再的让我们感受到失望与绝望。 下面我们来一一说明个别产品遭遇的困难与困境。


  第一阶段我们购入了ERP系统，本着希望厂商提供『专业的顾问服务，有严谨安全务实且有效率的整合服务』我们配套购入HRM系统及赠送了BPM系统，另外ERP系统本身我们购置了所谓的"产业包"，却导致大量基本的金钱计算出现问题，"产业包"本身的资料串连也是都没t串连到位，举例来说，采购单下达之後，系统原本应该会自动加总汇算预算耗用的情形才比较正常，但是交付的系统却连如此基本的功能也无法达成，反映之後，第一位顾问总是回复：『产业包的内容无法使用客服时数处理』。 使用过程中，我们还发现对一些订单的功能也有含税、未税金额异常的问题，作为客户，如果买了系统，没有买维护，这类的系统BUG真的不知道该怎麽算？
我朋友说产业包的"采购、预算、订单、应收、应付、传票…"  都有类似的基础问题，交货的产品很多时候无法自圆其说。
      配套购入的BPM系统不知因为什麽原因把人事系统的资料库跟BPM系统装在同一台，导致因为薪资机密的关系，管理人员无法进入系统充分发挥完整的功能，系统开发人员做完一张表单及流程後，居然还需要通知财务单位的人员，才能进入後续的测试工作。  而且每动一个微小的设定都必须要通知一次，非常不合理。 系统的设定方式繁杂，导致很多工作必须在不同的介面中作业，配合未完全授权给资讯人员的开发权限，导致专案进入一个主管对资讯人员失望『你很烂欸，都弄不出东西』，资讯人员对主管心理OS：『Unauthorize Method (401)…』，就拿ERP整合BPM的段落，抛转架构档完成後，就必须透过远端桌面或网路芳邻(网路芳邻也要有人连进去设定…)去修改那份架构档案，是需要修改调整的，厂商的『专业顾问服务』让我们根本无法好好发挥产品价值。

  这里如果是『专业的顾问服务』，在了解到我们想要节省SQL Server 购置成本的想法时，应该要把资料库安装在HRM系统那一台服务器中，并且把设定一组帐密可以完全管理BPMDB，用这一组帐密设定给BPM使用就好，BPM管理员不要持有SA密码，问题不就圆满解决? !

  此厂商在BPM及ERP整合上，一直都只有提供ERP填单发起签核抛转给BPM签核的功能，而无法在BPM上面填单取号，抛转未确认单据，签核完毕之後，再抛转签核完成状态的方案。其实，也是有其考量的，这样的架构，客户必须要在两套系统上都买足授权，而无法只购入价格低的BPM授权，这关系到每年的维护费用，两边都能收取。

  人事系统事後也证明，跟ERP的抛转也就是人事基本资料的抛转，想像中的薪资传票抛转，本公司也是没有需要使用。後面还会提到这一点，该公司的系统其实除了ERP之外都非常封闭，原则上无法与其他系统协同作业。後来我们另外购置的其他HRM系统，全部的系统资料，经过授权後，都可以透过WebAPI进行读取及操作，相比之下特定厂商的产品就很封闭。就连ERP的WebService都没有固定课程及文件，好不容易来上课了，发给我们的文件内容总是在关键的地方(入口网址、程序名称、操作步骤)有错误或没写，我不确定是不是故意的，反正您上课没有笔记的话，或这份文件外流的话，光凭着文件，您肯定是搞不出来名堂来的。  这在後来购买的HRM系统及报表系统中就没有类似的问题。就在上个礼拜，我仅凭着文件就把大约要上一天课的内容，自己弄出来。好的系统就是要做到这样。

  ERP购置的时候，我们的备份方案因为公司有更专业的厂商可以提供服务，我们将备份方案转包出去给其他厂商执行，结果就导致我们系统停止服务时，厂商一句"那是备份服务的问题" (资料库LOG未成功产生)就把停止服务的系统丢给我们自己伤脑筋，事後证明是厂商的『专业的顾问服务』在系统维护作业及硬体建置规划上，没有做到专业等级，磁碟容量规划一丢丢，动不动就会满出来(目前已经是每两个月就要清一次)，当天发生的情况，其实就是需要清理磁碟机上的空间出来，厂商『专业的顾问服务』就是捡到枪就丢? 要下班了就随便从合约条款中找个方便的漏洞撒野？!

  ERP系统有一个配套的报表系统，用来列印凭证，厂商的专业安装服务，替你把系统安装上去之後，系统在单一使用者情况下，可以跑、可以印速度也正常，但只要一遇到多人使用的情况，轻则需要等待，严重的时候会让你等很久，最後凭证还印不出来。这部份宝贵经验也跟大家分享，要求客服窗口找报表技术人员进来巡检：『报表暂存档案是否定期清除？』『暂存资料表是否定期清除？』

总结第一阶段的经验：
   (1)  产品购入的前两年，不要想着要省下维护费用，可以节省的部分就是产品使用者人数。
         第一阶段就买少一点人数，最好只买基本单位，这样可以节省维护费用。
         用这些维护费用让厂商赶紧把基本的错误给修正起来。
  (2)   不要妄想厂商名气多大？ 交付出来的产品一定会很有品质。  
         该做的测试计画及系统测试还是要执行，连基本的A*B = C 都能有问题，想想就可怕。
         是人做的系统就能出问题。
  (3)   企业内部不可能不另外聘请该系统的专业人才，一套系统要熟悉的东西太多了，
         由外界引入人才绝对是有必要的。  光靠厂商想要把系统导起来，是不可能的，
         导入的过程中，我们有太多地方都得拐着弯，厂商的顾问只会给你制式答案，
         根本无法解决问题。
         这方面我们公司透过雇用了一个财会模组主要使用者及ERP系统顾问，
         这两个关键角色可以解决很多问题。
   (4)  导入系统时，ERP会有很多顾问参与，跟合得来的顾问打好关系，你也可以考虑挖角
         对方顾问进入您公司工作，绝对是最有效率的解决方案，
         前提是您要确认：『他是会动手、能动手的顾问(可以改程序改报表)』
         不然有很多人是来了就想当君子『动口不动手』，厂商挖来的顾问先放一边，
         有些人力市场招募进来的员工也很喜欢号称顾问，就是妄想『动口不动手』。
   (5)  建议从主机、软件、AP都跟同一家厂商采购及购置维护合约，让系统出现问题时，不会有
         有其他的悬念。所有的资讯系统都应该要有磁碟空间监控的机制，不管是人为监控还是
          发送信件监控。
   (6)   系统环境的建置，应该要考虑到暂存档案、纪录档案的存放位置，需要多大容量，後续的
          维护如何处理？ (可否删除？  何时删除？ 多久删除?  怎麽删除?)
   (7)   具备附件功能的系统，要注意附件存放的方式，可否使用档案系统存放？ 怎麽备份？
          怎麽多挂载空间？
   (8)   对於系统的"产业包"方案，我建议一律都要POC(Proof Of Concept)演示一遍,
         彻底了解哪些东西内含？哪些东西不内含？ 评估是否要购买的关键是：
         『日後维护时，您得要从基础程序 加上 "产业包" 内容进行维护。 其中，"产业包"的内容并
          不一定完全符合公司的需要。最後就是一堆未爆弹等着您去拆。而且为了这个产业包，
          我们公司被迫得要用超级旧版的系统，这部分也让我们之後在定时服务及日常开发维护都造成问题。』
          四年後的现在，如果让我们再选一次，我会『安排POC彻底了解"产业包"内容,如果真的完成度高，
          或具备参考价值才考虑购入，否则宁可从头进行客制。』